Einleitung
Seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 haben zahlreiche Urteile und Stellungnahmen der Aufsichtsbehörden den Gesetzestext mit Leben gefüllt. Für Hausverwaltungen, die täglich mit sensiblen Eigentümer- und Mieterdaten arbeiten, ergeben sich daraus konkrete Anforderungen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Aspekte.
Datenerhebung im Vermietungsprozess
Zulässige Selbstauskünfte
Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden (DSK) hat ihre Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten aktualisiert. Die Vorgaben werden von den Aufsichtsbehörden streng angewendet.
Grundsätzlich gilt: Nur Daten, die für die Entscheidung über den Vertragsabschluss erforderlich sind, dürfen erhoben werden. Die Erforderlichkeit ist dabei eng auszulegen.
Zeitpunkt der Datenerhebung
Nicht alle Daten dürfen bereits bei der ersten Kontaktaufnahme erfragt werden. Eine Differenzierung ist erforderlich:
Bei Erstkontakt zulässig:
Erst bei ernsthaftem Interesse zulässig:
Erst nach Vertragsabschluss zulässig:
Aufbewahrung von Bewerberdaten
Unterlagen abgelehnter Bewerber sind grundsätzlich zu löschen, sobald feststeht, dass kein Mietverhältnis zustande kommt. Eine Aufbewahrungsfrist von bis zu sechs Monaten kann zur Abwehr möglicher Diskriminierungsklagen gerechtfertigt sein.
Datenschutzbeauftragter
Bestellpflicht
Seit 2019 gilt: Ein Datenschutzbeauftragter ist zu bestellen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Die frühere Schwelle von 10 Personen wurde angehoben.
Unabhängig von der Personenzahl besteht die Bestellpflicht, wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten besteht.
Aufgaben
Der Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der DSGVO, berät die Verantwortlichen und ist Ansprechpartner für Betroffene und Aufsichtsbehörden. Er kann intern oder extern bestellt werden.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Jede Hausverwaltung ist verpflichtet, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Dieses muss unter anderem enthalten:
Das Verzeichnis ist auf Anfrage der Aufsichtsbehörde vorzulegen.
Informationspflichten
Betroffene Personen – Eigentümer, Mieter, Mietinteressenten – sind über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Die Information muss präzise, transparent und verständlich sein. Sie umfasst unter anderem:
Die Information erfolgt typischerweise durch Datenschutzhinweise, die bei Datenerhebung übergeben oder zugänglich gemacht werden.
Auftragsverarbeitung
Werden personenbezogene Daten durch Dienstleister verarbeitet – etwa durch IT-Dienstleister oder externe Abrechnungsunternehmen – ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich. Dieser regelt insbesondere:
Aktuelle Entwicklungen: KI in der Hausverwaltung
Der zunehmende Einsatz von KI-Anwendungen wirft neue datenschutzrechtliche Fragen auf. Bei der Nutzung von KI-Tools zur Textverarbeitung, Übersetzung oder Analyse ist zu prüfen:
Fazit
Die DSGVO stellt Hausverwaltungen vor vielfältige Anforderungen. Eine sorgfältige Umsetzung ist nicht nur rechtlich geboten, sondern schafft auch Vertrauen bei Eigentümern und Mietern. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Prozesse sind angesichts der fortlaufenden Rechtsentwicklung unerlässlich.
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*Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.*
