WEG-Verwaltung im Rhein-Main-Gebiet

Das Geld der Gemeinschaft liegt auf Konten der WEG, getrennt vom Vermögen der Verwaltung. Jede Zahlung wird mit Beleg gebucht und ist für die Eigentümer im Portal nachvollziehbar. Die Buchhaltung führt unsere eigene Immobilienbuchhaltung unter Ralf Hennig, Betriebswirt mit Schwerpunkt Accounting und seit über dreißig Jahren in der Immobilienbuchhaltung tätig.

Der Wirtschaftsplan legt fest, welche Vorschüsse die Eigentümer für das kommende Jahr zahlen. Wir bauen ihn aus den Ist-Kosten des Vorjahres, bekannten Vertragsänderungen und den geplanten Erhaltungsmaßnahmen auf. Steigen Versicherungsprämien oder Energiepreise, steht das als eigene Position mit Begründung im Plan und nicht versteckt in einer Sammelzeile.

Die Jahresabrechnung stellt die tatsächlichen Kosten den gezahlten Vorschüssen gegenüber. Beschlossen werden nach § 28 Abs. 2 WEG nur noch die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse, die Abrechnung selbst ist die Grundlage dafür. Wir erstellen sie spätestens bis Ende August und legen sie dem Beirat vorab mit Kontoauszügen, Rechnungsordner und Einzelabrechnungen vor. Daneben steht der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG mit dem Stand der Erhaltungsrücklage und dem wesentlichen Vermögen der Gemeinschaft.

Die Erhaltungsrücklage nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG ist das Polster für Dach, Fassade und Leitungen. Ihre Höhe leiten wir aus dem Zustand des Gebäudes und dem Instandhaltungsplan ab, damit große Maßnahmen nicht erst in der Versammlung eine Sonderumlage auslösen.

Für vermietende Eigentümer weisen wir in der Einzelabrechnung die nach der Betriebskostenverordnung umlagefähigen Kosten getrennt aus. So können sie die Nebenkostenabrechnung für ihre Mieter innerhalb der Frist von zwölf Monaten nach § 556 Abs. 3 BGB erstellen. Die Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG bescheinigen wir jedem Eigentümer gesondert, damit er sie in seiner Steuererklärung ansetzen kann.

Die Eigentümerversammlung ist das Entscheidungsgremium der Gemeinschaft. Der Verwalter muss sie mindestens einmal im Jahr einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG), in Textform und mit einer Frist von mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Die Tagesordnung stimmen wir vorher mit dem Beirat ab. Zu jedem Punkt, über den abgestimmt werden soll, verschicken wir einen ausformulierten Beschlussantrag und die Unterlagen, die die Eigentümer zur Entscheidung brauchen, etwa Angebote, Preisspiegel oder eine technische Stellungnahme.

In der Versammlung führen wir durch die Tagesordnung, stellen Beschlussfähigkeit und Mehrheiten fest und verkünden die Ergebnisse. Die Niederschrift nach § 24 Abs. 6 WEG erstellen wir zeitnah und stellen sie ins Portal. Jeder Beschluss wird in die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG eingetragen, mit Datum, Wortlaut und späteren Vermerken etwa zu einer Anfechtung. Wer einen Beschluss anfechten will, muss innerhalb eines Monats klagen und die Klage innerhalb von zwei Monaten begründen (§ 45 WEG). Saubere Anträge und eine genaue Niederschrift sind deshalb die beste Vorsorge gegen Streit.

Ein Beschluss ist erst dann etwas wert, wenn er umgesetzt ist. Bei uns bekommt jeder Beschluss einen Vorgang mit Zuständigkeit und Termin. Der Beirat sieht im Portal, ob ein Auftrag vergeben, ein Handwerker bestellt oder eine Maßnahme abgenommen ist. Auf der nächsten Versammlung berichten wir zu jedem offenen Beschluss, was erledigt ist und was noch aussteht.

Unsere technische Objektbetreuung leitet Benjamin Böcker. Er war zuvor Bereichsleiter für den technischen und kaufmännischen Betrieb der drei EZB-Hochhäuser in Frankfurt mit rund 300.000 Quadratmetern und davor technischer Leiter der vier DZ-BANK-Hochhäuser. Er hat Architektur studiert und ist Immobilienfachwirt (IHK). Wenn in Ihrer Anlage ein Wasserschaden auftritt oder die Heizung ausfällt, sieht sich das zuerst jemand aus unserem Haus an, bevor ein Handwerker beauftragt wird.

Bei den Begehungen gehen wir Dach, Keller, Technikräume, Fassade und Außenanlagen nach einer festen Liste durch. Mängel halten wir mit Foto fest. Daraus entsteht ein Instandhaltungsplan über mehrere Jahre mit Reihenfolge und Kostenschätzung, der in den Wirtschaftsplan und die Rücklagenplanung einfließt. Seit der Reform spricht das Gesetz von Erhaltung, also Instandhaltung und Instandsetzung zusammen. Bauliche Veränderungen wie ein Aufzug, eine Wallbox-Infrastruktur oder eine Dämmung, die über die Erhaltung hinausgeht, folgen eigenen Regeln für Beschluss und Kostenverteilung nach §§ 20 und 21 WEG. Wir ordnen jede Maßnahme vor der Versammlung richtig ein, damit der Beschluss hält.

Für Maßnahmen schreiben wir eine Leistungsbeschreibung, holen Angebote ein und legen sie mit Preisspiegel und technischer Einschätzung vor. Der Bundesgerichtshof hat 2026 entschieden, dass es keine allgemeine Pflicht zu drei Vergleichsangeboten gibt (V ZR 7/25). Maßstab bleibt, ob die Eigentümer genug wissen, um wirtschaftlich zu entscheiden. Bei großen Aufträgen empfehlen wir dem Beirat feste Vergaberegeln per Beschluss. Nach der Ausführung prüfen wir Abnahme und Rechnung gegen das Angebot. In Offenbach begleiten wir für eine WEG mit 82 Einheiten eine Strangsanierung im niedrigen einstelligen Millionenbereich.

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter (§ 29 Abs. 2 WEG). Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll er prüfen und mit einer Stellungnahme versehen, bevor die Versammlung entscheidet. Seit der Reform kann die Gemeinschaft frei beschließen, wie viele Mitglieder der Beirat hat. Wer das Amt unentgeltlich ausübt, haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG).

Damit der Beirat seine Aufgabe in vertretbarer Zeit erledigen kann, bekommt er bei uns die Prüfunterlagen gebündelt und vor dem Versand an alle Eigentümer. Zur Belegprüfung gehören Kontoauszüge, Rechnungen, Verträge und eine Übersicht der Abweichungen zum Wirtschaftsplan. Fragen beantworten wir schriftlich, damit die Antworten nachlesbar bleiben. Vor jeder Versammlung stimmen wir Tagesordnung und Beschlussanträge mit dem Beirat ab. Wer die Originalbelege lieber auf Papier prüft, kann sie nach Absprache in unserem Büro in Eschborn einsehen, mit dem zuständigen Property Manager als Ansprechpartner.

Zwischen den Versammlungen halten wir den Beirat über laufende Vorgänge auf dem Stand. Bei größeren Schäden informieren wir ihn sofort, bei Angeboten für Maßnahmen bekommt er die Unterlagen, bevor sie in die Einladung gehen. Viele Gemeinschaften legen per Beschluss fest, bis zu welchem Betrag der Verwalter allein beauftragen darf und ab wann der Beirat zustimmen muss. Diese Grenzen halten wir ein und weisen sie im Bericht aus.

Prüft der Beirat einen Verwalterwechsel, hilft es, bei jedem Kandidaten dieselben Punkte abzufragen. Wer betreut das Objekt konkret, wer beantwortet technische Fragen, wann liegt die Jahresabrechnung vor, wie werden Beschlüsse nachverfolgt und welche Unterlagen sind online einsehbar? Wir beantworten diese Fragen im Erstgespräch schriftlich, und Sie können die Antworten mit unseren Referenzen abgleichen.

Für Beiräte, die gerade eine liegengebliebene Jahresabrechnung, eine große Sanierung oder einen Verwalterwechsel vor sich haben, haben wir eigene Leitfäden mit Musterschreiben und Beschlussvorlagen veröffentlicht. Sie finden sie unten auf dieser Seite.

Die Eigentümer können ihren Verwalter jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG). Dafür genügt ein Mehrheitsbeschluss, ein wichtiger Grund ist nicht nötig. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. In derselben Versammlung wird in der Regel der neue Verwalter bestellt, höchstens für fünf Jahre, nach der Begründung der Gemeinschaft erstmals für höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme mit dem Beirat. Wir sehen uns das Objekt an, fragen nach dem Stand der Abrechnungen, offenen Beschlüssen und laufenden Maßnahmen und erstellen danach ein schriftliches Angebot. Für die Versammlung bereiten wir die Beschlussanträge zur Abberufung, zur Bestellung und zum Abschluss des Verwaltervertrags vor. Kann die bisherige Verwaltung die Versammlung nicht rechtzeitig einberufen, gibt es Wege über den Beiratsvorsitzenden oder einen ermächtigten Eigentümer (§ 24 Abs. 3 WEG).

Nach dem Beschluss fordern wir die Unterlagen beim bisherigen Verwalter an. Dazu gehören Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Niederschriften, Verträge mit Dienstleistern, Versicherungspolicen, Schlüssel, Bauunterlagen und die Buchhaltung mit Kontoauszügen. Die Konten der Gemeinschaft werden auf die neue Verwaltung umgestellt, Salden und Rücklagenstand gleichen wir zum Stichtag ab. Danach stellen wir uns bei allen Eigentümern vor und informieren Dienstleister und Versorger.

Läuft der Vertrag des bisherigen Verwalters noch, prüfen wir mit dem Beirat Laufzeit und Kündigungsregeln, denn der Vergütungsanspruch endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Als Stichtag empfehlen wir ein Monats- oder Quartalsende, damit Hausgeldeinzug, Lastschriften und Daueraufträge ohne Lücke umgestellt werden. Die Eigentümer informieren wir rechtzeitig schriftlich über die neue Bankverbindung und den Zugang zum Portal.

Bei einem Wechsel zum Jahresende stellt sich die Frage, wer die Jahresabrechnung des abgelaufenen Jahres erstellt. Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs vom September 2025 (V ZR 206/24) ist das bei einem Wechsel zum 31.12. die neue Verwaltung. Wir planen das von Anfang an ein und sprechen es im Angebot offen an.

Jede Gemeinschaft hat bei uns mindestens zwei nach § 26a WEG zertifizierte Property Manager, große Anlagen mehr. Einer von ihnen ist Ihr fester Ansprechpartner, beide kennen das Objekt, die Beschlusslage und die laufenden Vorgänge. Urlaub oder Krankheit führen deshalb nicht dazu, dass Anfragen liegen bleiben. Hinter den Property Managern stehen die technische Objektbetreuung und die Immobilienbuchhaltung, beide im eigenen Haus. Insgesamt arbeiten bei uns über zehn Mitarbeiter. Verto ist Mitglied im VDIV Hessen (Verband der Immobilienverwalter Hessen e. V.).

Die Property Manager sind auch die Ansprechpartner für Handwerker, Versicherer und Dienstleister des Objekts. Informationen laufen deshalb an einer Stelle zusammen und gehen nicht zwischen Abteilungen verloren. Bei einem Schaden sehen Sie im Portal, wann er gemeldet, wer beauftragt und wann er erledigt wurde.

Sie erreichen uns telefonisch zu festen Sprechzeiten, montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr. Außerhalb davon rufen wir innerhalb von 24 Stunden zurück. Für Rohrbruch und Heizungsausfall gibt es eine Notfallnummer, die rund um die Uhr besetzt ist.

Im Eigentümerportal finden Eigentümer und Beirat das Konto der Gemeinschaft mit jeder Buchung und dem zugehörigen Beleg, Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Niederschriften, die Beschluss-Sammlung und die laufenden Vorgänge mit Bearbeitungsstand. Das Portal läuft auf unserer eigenen Verwaltungssoftware, in der jede Frist eine Erinnerung und jeder Vorgang einen Status hat. Eigentümer ohne Internetzugang bekommen wichtige Unterlagen per Post. Wer lieber anruft, erreicht die zuständigen Property Manager direkt.

Das gesetzliche Einsichtsrecht jedes Eigentümers in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG) wird damit zum Normalfall. Für den Beirat verkürzt das die Belegprüfung erheblich, weil er die Unterlagen nicht erst anfordern muss.

Die Vergütung vereinbaren wir als Festpreis pro Wohneinheit und Monat. Ein Angebot erstellen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und einer Besichtigung. Zusatzleistungen wie eine umfangreiche Sanierungsbegleitung weisen wir darin gesondert und schriftlich aus.

Die Bestände im Rhein-Main-Gebiet sind sehr unterschiedlich, und jede Bauzeit bringt eigene Aufgaben mit. In Frankfurt-Nordend, Westend, Bornheim oder Sachsenhausen stehen viele aufgeteilte Gründerzeit- und Stilaltbauten. Dort geht es um Holzbalkendecken, Stuckfassaden, alte Leitungen und die Frage, wie sich eine energetische Sanierung mit dem Erscheinungsbild verträgt. Im Nordend betreuen wir einen Stilaltbau mit 24 Einheiten, bei dem energetische Maßnahmen und Fördermittel im Mittelpunkt stehen.

In Frankfurt-Griesheim, in Langen, Raunheim und vielen anderen Umlandgemeinden prägen Wohnanlagen der Nachkriegszeit und der 1960er und 1970er Jahre das Bild. Hier stehen oft Strangsanierungen, Fassadendämmung, Flachdächer, Tiefgaragen und der Austausch zentraler Heizungen an. Für solche Projekte zählt eine Rücklagenplanung, die rechtzeitig beginnt, und eine Vergabe, die die Eigentümer nachvollziehen können. Daneben verwalten wir Neubau-WEGs, etwa in Oberursel, bei denen Gewährleistungsfristen und Abnahmen im Vordergrund stehen.

Frankfurt hat für mehrere Stadtteile Erhaltungssatzungen nach § 172 BauGB erlassen, den sogenannten Milieuschutz. In diesen Gebieten brauchen bauliche Änderungen und Modernisierungen eine Genehmigung. Ob Ihr Haus betroffen ist, prüfen wir vor jeder größeren Maßnahme, ebenso wie Denkmalschutzauflagen, die in Altstädten wie Seligenstadt, Gelnhausen oder Bad Nauheim regelmäßig eine Rolle spielen.

In vielen Frankfurter Gemeinschaften leben Eigentümer im Ausland oder sprechen Deutsch nicht als Muttersprache. Für sie sind gut vorbereitete schriftliche Unterlagen, das Portal und die Möglichkeit, online an der Versammlung teilzunehmen, besonders wichtig. Auf Wunsch erläutern wir Beschlussanträge und Abrechnungen auch auf Englisch.

Unser Hauptsitz liegt in der Mühlstraße 36 in Eschborn, direkt an der Frankfurter Stadtgrenze. Von dort betreuen wir Gemeinschaften in Frankfurt, Offenbach, Wiesbaden, Mainz, Darmstadt, Hanau, Bad Homburg und dem Umland. Für Mannheim und die Bergstraße bis Bensheim ist seit Oktober 2026 unser Büro in Mannheim-Käfertal zuständig. Begehungen, Versammlungen und Termine mit Handwerkern finden vor Ort statt. Die Wege sind kurz, und viele der Betriebe, mit denen wir arbeiten, kennen unsere Objekte, die Technik und die Wege im Haus.