Sondereigentumsverwaltung (SEV) im Rhein-Main-Gebiet

Wer eine Eigentumswohnung besitzt, hat es mit zwei Arten von Eigentum zu tun. Das Sondereigentum ist Ihre Wohnung selbst, also die Räume, die in der Teilungserklärung Ihrer Einheit zugeordnet sind, mit nichttragenden Innenwänden, Bodenbelägen, Innentüren und Sanitärobjekten. Das Gemeinschaftseigentum umfasst alles, was der Gemeinschaft gehört: Grundstück, Dach, Fassade, tragende Wände, Treppenhaus, zentrale Leitungen und in aller Regel auch die Fenster. Was im Einzelfall wozu gehört, regelt die Teilungserklärung Ihrer Anlage.

Für das Gemeinschaftseigentum ist die WEG-Verwaltung zuständig. Sie wird von der Eigentümergemeinschaft bestellt, erstellt nach § 28 WEG Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, beruft die Eigentümerversammlung ein und kümmert sich um die Erhaltung des Gebäudes. Mit Ihrem Mieter hat sie nichts zu tun. Sie schuldet Ihnen weder eine Nebenkostenabrechnung für den Mieter noch die Kontrolle der Mieteingänge.

Genau diese Lücke schließt die Sondereigentumsverwaltung. Der SEV-Vertrag ist ein eigenständiger Dienstleistungsvertrag zwischen Ihnen und dem Verwalter. Er braucht keinen Beschluss der Gemeinschaft und ist rechtlich vom WEG-Verwaltervertrag getrennt. Sie können die SEV also bei Verto beauftragen, auch wenn Ihre WEG von einer anderen Hausverwaltung betreut wird. Verwalten wir beides, entfällt eine Schnittstelle, weil Abrechnungsdaten und Beschlüsse im selben Haus liegen.

Die Mietverwaltung wiederum betrifft Eigentümer ganzer Häuser, denen das Gebäude allein gehört. Dort gibt es keine Gemeinschaft und keinen WEG-Verwalter, die Mietverwaltung übernimmt Gebäude und Mietverhältnisse gemeinsam. Die SEV ist die Mietverwaltung für die einzelne Wohnung in einer WEG, mit der zusätzlichen Aufgabe, sich mit der Gemeinschaftsverwaltung abzustimmen.

• WEG-Verwaltung: Gemeinschaftseigentum, gesetzlich vorgesehen, Bestellung durch Beschluss der Eigentümer
• Sondereigentumsverwaltung: Ihre Wohnung und Ihr Mietverhältnis, freiwillig, eigener Vertrag mit Ihnen
• Mietverwaltung: Gebäude und Mietverhältnisse eines Alleineigentümers, keine WEG beteiligt

Den größten Teil der laufenden Arbeit macht das Mietverhältnis aus. Wir sind Ansprechpartner Ihres Mieters für Schadensmeldungen, Fragen zum Vertrag, Untervermietungsanfragen oder Schlüsselverlust. Sie werden nur einbezogen, wenn eine Entscheidung bei Ihnen liegt, etwa bei einer größeren Reparatur oder einer Kündigung.

Die Mietenbuchhaltung führt unsere hauseigene Immobilienbuchhaltung unter der Leitung von Ralf Hennig, Betriebswirt mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in der Immobilienbuchhaltung. Jeder Mieteingang wird dem Mietkonto zugeordnet. Bleibt eine Zahlung aus, erinnern wir zeitnah und mahnen schriftlich. Hält der Rückstand an, sprechen wir das weitere Vorgehen mit Ihnen ab und arbeiten bei Bedarf mit Fachanwälten für Mietrecht zusammen. Die Mietkaution verwalten wir getrennt von unserem Vermögen, wie es § 551 BGB verlangt, und rechnen sie beim Auszug ab.

Mieterhöhungen bereiten wir rechtssicher vor. Bei einer Anpassung an die ortsübliche Vergleichsmiete nach § 558 BGB prüfen wir Begründung, Sperrfrist und Kappungsgrenze. Ob in Ihrer Stadt eine abgesenkte Kappungsgrenze oder die Mietpreisbremse gilt, hängt von Verordnungen ab, die regelmäßig auslaufen oder verlängert werden. Den aktuellen Stand für Ihren Ort zeigt unser Mieterhöhungs-Check.

Zieht Ihr Mieter aus, organisieren wir die Wohnungsabnahme mit Protokoll und Fotos, prüfen Schäden gegen die Kaution und klären Schönheitsreparaturen. Die Neuvermietung übernehmen wir auf Wunsch vollständig, von Exposé und Besichtigungen über die Bonitätsprüfung bis zum Mietvertrag und zur Übergabe. Sie entscheiden, wer einzieht. Die Neuvermietung wird gesondert beauftragt und im Angebot schriftlich ausgewiesen.

• Mieterkorrespondenz, Schadensmeldungen und Vertragsverwaltung
• Kontrolle der Mieteingänge, Mahnwesen und Kautionsverwaltung
• Mieterhöhungen nach § 558 BGB und Indexmieten
• Abnahme, Übergabe und Neuvermietung nach Beauftragung

Für vermietete Eigentumswohnungen ist die Nebenkostenabrechnung die anspruchsvollste Aufgabe im Jahr. Grundlage ist die Jahresabrechnung der WEG. Diese weist aber alle Kosten aus, die auf Ihre Einheit entfallen, auch solche, die Sie nicht an den Mieter weitergeben dürfen. Wir trennen beides Position für Position.

Umlagefähig sind nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, soweit der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht. Dazu zählen etwa Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Aufzug, Hausmeister im Umfang seiner Betriebstätigkeiten und die Gebäudeversicherung. Heizung und Warmwasser rechnen wir nach der Heizkostenverordnung ab. Nicht umlagefähig sind die Vergütung der WEG-Verwaltung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG, Reparaturen, Bankgebühren und Rechtskosten der Gemeinschaft.

Einige Kosten tauchen in der WEG-Abrechnung gar nicht auf. Die Grundsteuer wird Ihnen direkt von der Gemeinde berechnet, ist aber umlagefähig. Wir übernehmen sie deshalb aus Ihrem Grundsteuerbescheid in die Abrechnung. Bei der Verteilung gilt seit der WEG-Reform § 556a Abs. 3 BGB: Haben Sie mit dem Mieter nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Schlüssel verteilt, den auch die Gemeinschaft verwendet, sofern das nicht unbillig ist.

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, so steht es in § 556 Abs. 3 BGB. Danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Die Frist läuft grundsätzlich auch dann, wenn die Eigentümerversammlung die WEG-Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat. Wir fordern die Abrechnungsdaten deshalb rechtzeitig bei der WEG-Verwaltung an und rechnen notfalls auf Basis der vorliegenden Zahlen ab. Fragen Ihres Mieters zur Abrechnung und Belegeinsicht übernehmen wir ebenfalls.

Viele unserer SEV-Kunden können nicht jedes Jahr zur Eigentümerversammlung anreisen, schon gar nicht aus Singapur, Dubai oder New York. Trotzdem werden dort Entscheidungen getroffen, die Ihr Geld betreffen, etwa über Wirtschaftsplan und Hausgeld, Sonderumlagen, Sanierungen oder bauliche Veränderungen. Wer nicht abstimmt, überlässt diese Entscheidungen den anderen Eigentümern.

Wir vertreten Sie auf Wunsch in der Versammlung. Dafür erteilen Sie uns eine Vollmacht, die nach § 25 Abs. 3 WEG in Textform vorliegen muss. Eine E-Mail mit eindeutigem Inhalt genügt also grundsätzlich. Vorher prüfen wir, ob Ihre Gemeinschaftsordnung den Kreis der zulässigen Vertreter einschränkt, denn solche Klauseln sind in älteren Teilungserklärungen nicht selten. Wenn eine Versammlung online oder hybrid stattfindet, nehmen wir digital teil.

Die eigentliche Arbeit beginnt vor der Versammlung. Wir lesen Einladung und Tagesordnung, prüfen den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung der WEG-Verwaltung auf Plausibilität und stimmen die Beschlussvorlagen mit Ihnen ab. Ihr Stimmverhalten legen Sie fest, wir setzen es um. Bei Bedarf sehen wir nach § 18 Abs. 4 WEG die Verwaltungsunterlagen ein, etwa Rechnungen zu einer auffälligen Kostenposition.

Nach der Versammlung erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung der Beschlüsse und ihrer Folgen für Hausgeld, Rücklage und Mietverhältnis. Ist ein Beschluss aus Ihrer Sicht fehlerhaft, bleibt wenig Zeit. Die Anfechtungsklage muss nach § 45 WEG innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden. Wir weisen Sie rechtzeitig darauf hin, die rechtliche Prüfung übernimmt ein Anwalt Ihrer Wahl.

• Vollmacht in Textform nach § 25 Abs. 3 WEG
• Prüfung von Tagesordnung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Versammlung
• Abstimmung nach Ihren Vorgaben, Zusammenfassung der Beschlüsse danach

Wenn in Ihrer Wohnung etwas kaputtgeht, stellt sich zuerst die Frage der Zuständigkeit. Ein tropfender Wasserhahn, ein defekter Durchlauferhitzer oder ein verschlissener Bodenbelag sind Sondereigentum und damit Ihre Sache. Ein Rohrbruch in der Steigleitung, eine undichte Dachfläche oder ein klemmendes Fenster betreffen meist das Gemeinschaftseigentum. Dann ist die WEG-Verwaltung am Zug, und die Kosten trägt die Gemeinschaft.

Wir klären diese Frage anhand der Teilungserklärung und melden Schäden am Gemeinschaftseigentum mit Fotos und Beschreibung bei der WEG-Verwaltung. Ihr Mieter muss nicht herausfinden, wen er anrufen soll, und Sie müssen nicht zwischen Mieter und Gemeinschaftsverwaltung vermitteln. Bei Wasserschäden koordinieren wir die Meldung an die Gebäudeversicherung der Gemeinschaft und behalten im Blick, ob Ihre Wohnung danach fachgerecht wiederhergestellt wird.

Reparaturen im Sondereigentum beauftragen wir bei Handwerkern aus der Region. Bis zu einer mit Ihnen vereinbarten Grenze entscheiden wir selbst, darüber holen wir Angebote ein und legen sie Ihnen zur Freigabe vor. Hinter Ihrem festen Ansprechpartner steht unser hauseigenes Technik-Team unter der Leitung von Benjamin Böcker. Er war zuvor Bereichsleiter für den technischen und kaufmännischen Betrieb der drei EZB-Hochhäuser in Frankfurt mit rund 300.000 Quadratmetern. Er hat Architektur (B.A.) studiert und ist Immobilienfachwirt (IHK).

Für größere Vorhaben in der Wohnung, etwa eine Badsanierung zwischen zwei Mietverhältnissen, stimmen wir den Ablauf mit Ihnen ab und begleiten die Maßnahme. Betrifft sie das Gemeinschaftseigentum, zum Beispiel beim Austausch von Leitungen oder beim Einbau einer Klimaanlage, klären wir vorab, ob ein Beschluss der Gemeinschaft nötig ist. Besichtigungen der Wohnung dokumentieren wir mit Fotos, damit Sie den Zustand auch aus der Ferne nachvollziehen können.

Ein großer Teil unserer SEV-Kunden lebt nicht im Rhein-Main-Gebiet. Manche arbeiten als Expats einige Jahre in London, Zürich oder Singapur, andere sind dauerhaft ausgewandert, wieder andere haben als Investoren aus Europa, Asien oder den USA eine Wohnung in Frankfurt gekauft oder geerbt. Für sie zählt, dass vor Ort jemand mit Vollmacht handeln kann und dass sie trotzdem jederzeit wissen, was mit ihrer Wohnung passiert.

Wir kommunizieren auf Deutsch und Englisch, schriftlich wie im Gespräch. Der monatliche Report fasst Mieteingänge, offene Forderungen und laufende Vorgänge zusammen und ist auf Deutsch oder Englisch erhältlich. Wichtige Dokumente stellen wir auf Wunsch übersetzt bereit. Belege, Abrechnungen und Protokolle liegen im Eigentümerportal, das Sie aus jeder Zeitzone und auch vom Smartphone aus erreichen. Für Gespräche bieten wir Videotermine an, auch früh morgens oder abends deutscher Zeit. Auf E-Mails antworten wir innerhalb von 24 Stunden.

Mieteinkünfte aus einer Wohnung in Deutschland sind hier steuerpflichtig, auch wenn Sie im Ausland wohnen. Zum Jahresende stellen wir Ihnen die Zahlen zusammen, die Sie oder Ihr Steuerberater für die Anlage V brauchen: Mieteinnahmen, Nebenkostenvorauszahlungen, Hausgeld mit dem nicht umlagefähigen Anteil, Reparaturen und Verwaltungskosten. Steuerberatung leisten wir nicht, wir arbeiten Ihrem Steuerberater aber direkt zu.

Bei Kapitalanlegern mit mehreren Wohnungen bündeln wir die Berichte über alle Einheiten. Ein Beispiel aus unserem Bestand ist ein Paket aus 15 Wohnungen eines Investors in einer großen WEG. Ein anderes Mandat umfasst fünf Gewerbeeinheiten eines Eigentümers, der im Ausland lebt. Mietinkasso, Abrechnung und Korrespondenz laufen dort vollständig über uns.

• Betreuung, Reports und Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
• Monatlicher Report und Eigentümerportal mit allen Belegen
• Videotermine über Zeitzonen hinweg, Antwort innerhalb von 24 Stunden
• Jahresunterlagen für die Anlage V, Abstimmung mit Ihrem Steuerberater

Ein Wechsel der Sondereigentumsverwaltung ist einfacher als ein Wechsel der WEG-Verwaltung, weil keine Eigentümerversammlung zustimmen muss. Sie kündigen Ihren bisherigen SEV-Vertrag zu der dort vereinbarten Frist und beauftragen uns. Wenn Sie Ihre Wohnung bisher selbst verwaltet haben, beginnt die Übernahme mit dem Erstgespräch.

Für eine saubere Übergabe brauchen wir den Mietvertrag mit allen Nachträgen, den Nachweis über die Mietkaution, das Mietkonto mit offenen Posten, die letzte Nebenkostenabrechnung sowie aus der WEG die Teilungserklärung, die letzten Protokolle, den aktuellen Wirtschaftsplan und die letzte Jahresabrechnung. Fehlt etwas, fordern wir es beim Vorverwalter oder bei der WEG-Verwaltung an.

Wir gleichen Mietkonto und Kaution zum Stichtag ab, stellen uns Ihrem Mieter schriftlich vor und teilen ihm den künftigen Zahlungsweg mit. Der bestehende Mietvertrag läuft unverändert weiter. Die WEG-Verwaltung informieren wir über die neue Zuständigkeit, damit Einladungen und Abrechnungsdaten künftig auch bei uns ankommen. Danach richten wir Ihren Zugang zum Eigentümerportal ein.

Der Ablauf von der ersten Anfrage bis zur laufenden Betreuung ist kurz. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Lage, Mietsituation und Ihre Erwartungen. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot zum Festpreis pro Wohneinheit und Monat, in dem Zusatzleistungen wie die Neuvermietung gesondert ausgewiesen sind. Mit Ihrer Zusage und der Vollmacht übernehmen wir die Verwaltung.

• Kostenloses Erstgespräch per Telefon oder Video
• Schriftliches Angebot zum Festpreis pro Wohneinheit und Monat
• Unterlagen, Vollmacht und Abgleich von Mietkonto und Kaution
• Vorstellung beim Mieter und bei der WEG-Verwaltung, Start der laufenden Betreuung

Unser Hauptsitz liegt in der Mühlstraße 36 in Eschborn, direkt an der Frankfurter Stadtgrenze. Von hier betreuen wir Eigentumswohnungen in Frankfurt am Main, im Main-Taunus- und Hochtaunuskreis, in Offenbach, Wiesbaden, Mainz, Darmstadt und den umliegenden Städten. Für Mannheim, Heidelberg und die Bergstraße ist unser Büro in Mannheim-Käfertal zuständig. Kurze Wege sind in der SEV wichtig, weil Übergaben, Besichtigungen und Schadenstermine in der Wohnung selbst stattfinden.

Der Frankfurter Markt ist für Kapitalanleger interessant und zugleich kleinteilig reguliert. Ob für eine Wohnung eine abgesenkte Kappungsgrenze oder die Mietpreisbremse gilt, hängt von hessischen Verordnungen und ihren Laufzeiten ab. Wir prüfen das bei jeder Mieterhöhung und jeder Neuvermietung für die konkrete Adresse. Ein Beispiel aus unserem Frankfurter Bestand ist ein möbliertes Penthouse mit Blick auf die Skyline, für das wir Verwaltung und Vermietung in einem Mandat übernehmen.

Jedes Objekt wird bei Verto von mindestens zwei nach § 26a WEG zertifizierten Property Managern betreut, bei großen Objekten von mehr. Beide kennen Ihre Wohnung, Ihren Mieter und die Lage in Ihrer WEG. Ist einer von ihnen im Urlaub oder krank, führt der andere den Vorgang ohne Einarbeitung weiter. Dahinter stehen unser Technik-Team und unsere Immobilienbuchhaltung, insgesamt mehr als zehn Mitarbeiter.

Viele Eigentümer kommen über die SEV zu uns und vertrauen uns später weitere Aufgaben an, etwa die Verwaltung ihrer WEG oder den Verkauf einer Wohnung. Ob für Sie nur die SEV passt oder eine Kombination mit der WEG-Verwaltung sinnvoll ist, besprechen wir gern im Erstgespräch.