Mietverwaltung im Rhein-Main-Gebiet

Jede Zahlung wird einem Mieter, einer Wohnung und einem Monat zugeordnet. Unsere Immobilienbuchhaltung gleicht die Eingänge auf dem Objektkonto laufend mit den Sollmieten ab, getrennt nach Nettokaltmiete, Betriebskosten- und Heizkostenvorauszahlung. Geleitet wird sie von Ralf Hennig, Betriebswirt mit Schwerpunkt Accounting und seit über dreißig Jahren in der Immobilienbuchhaltung tätig. Die Buchhaltung arbeitet eng mit den Property Managern Ihres Hauses zusammen. Eine Zahlungsabweichung fällt so im laufenden Monat auf und nicht erst bei der Jahresabrechnung.

Bleibt eine Miete aus, erinnern wir den Mieter zeitnah und fragen nach dem Grund. Oft steckt ein geänderter Dauerauftrag oder ein Wechsel des Arbeitgebers dahinter, und ein Telefonat klärt mehr als ein Formbrief. Verfestigt sich ein Rückstand, mahnen wir schriftlich, vereinbaren auf Ihren Wunsch eine Ratenzahlung und dokumentieren jeden Schritt. Erreicht der Rückstand die Schwelle des § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB, also mehr als eine Monatsmiete an zwei aufeinanderfolgenden Terminen oder insgesamt zwei Monatsmieten über einen längeren Zeitraum, besprechen wir mit Ihnen die Kündigung. Für Kündigung und Räumungsklage arbeiten wir mit Fachanwälten für Mietrecht zusammen. Ob es so weit kommt, entscheiden Sie.

Mietkautionen legen wir nach § 551 BGB getrennt von Ihrem übrigen Vermögen an. Endet ein Mietverhältnis, rechnen wir die Kaution gegen offene Forderungen, Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung und dokumentierte Schäden ab und zahlen den Rest an den Mieter aus.

Sie erhalten eine Objektabrechnung mit allen Einnahmen und Ausgaben, auf Wunsch monatlich oder quartalsweise. Zum Jahresende bekommen Sie eine Aufstellung, die Ihr Steuerberater für die Anlage V übernehmen kann, mit sauber getrennten Positionen für laufende Kosten, Erhaltungsaufwand und Modernisierungen. Belege, Kontoauszüge und offene Vorgänge liegen im Eigentümerportal. Wer mehrere Häuser hält, bekommt zusätzlich einen Portfolio-Bericht, der Mieteinnahmen, Rückstände, Leerstand und Instandhaltungskosten der Objekte nebeneinanderstellt.

Die Vergütung für die Mietverwaltung ist für private Vermieter als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehbar. Auf die Mieter umlegen lässt sie sich nicht, weil die Betriebskostenverordnung Verwaltungskosten ausdrücklich ausnimmt. Wir vereinbaren einen Festpreis pro Wohneinheit und Monat. Leistungen außerhalb der laufenden Verwaltung, etwa eine Neuvermietung, stehen schriftlich im Angebot.

In der Nebenkostenabrechnung wirken sich Fehler am direktesten auf Ihr Ergebnis aus. Umlegbar ist nur, was die Betriebskostenverordnung aufzählt und der Mietvertrag wirksam vereinbart. Dazu gehören Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart und sonstige Betriebskosten, sofern der Vertrag sie benennt. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen gehören nicht in die Abrechnung. Wir prüfen beim Start jeden Mietvertrag darauf, welche Kostenarten tatsächlich vereinbart sind.

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Kommt sie später, verliert der Vermieter in aller Regel seinen Anspruch auf Nachzahlung, ein Guthaben des Mieters muss er trotzdem auszahlen. Wir planen die Abrechnung deshalb von dieser Frist aus rückwärts. Rechnungen der Versorger, die Daten des Messdienstes und der Grundsteuerbescheid werden über das Jahr gesammelt und geprüft, damit die Abrechnung nicht am letzten fehlenden Schreiben eines Dienstleisters hängt.

Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung. Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten werden nach Verbrauch verteilt, der Rest nach Wohnfläche. Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Seit 2023 kommt die Aufteilung der CO₂-Kosten nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz hinzu, bei Wohngebäuden in einem Stufenmodell nach dem Ausstoß pro Quadratmeter. Je schlechter der energetische Zustand, desto größer der Anteil des Vermieters. Wir stimmen die Daten mit dem Messdienstleister ab und prüfen dessen Heizkostenabrechnung auf Plausibilität, bevor sie in die Gesamtabrechnung eingeht.

Jede Abrechnung weist die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil der Wohnung und die geleisteten Vorauszahlungen aus. Fragt ein Mieter nach, gewähren wir Einsicht in die Belege und beantworten seine Einwände. Dafür hat er nach Zugang ebenfalls zwölf Monate Zeit. Zeigt die Abrechnung eine deutliche Abweichung, passen wir die Vorauszahlungen nach § 560 Abs. 4 BGB an, damit im Folgejahr keine hohe Nachzahlung entsteht.

Die Grundsteuer wird seit 2025 nach neuem Recht bemessen. Sie bleibt umlagefähig, die Beträge haben sich je nach Objekt aber deutlich verschoben, in Hessen nach dem Flächen-Faktor-Verfahren. Wir übernehmen die neuen Bescheide in die Abrechnung und erklären den Mietern, woher eine Veränderung kommt.

Ihre Mieter haben feste Ansprechpartner bei uns. Sie erreichen uns zu den Sprechzeiten am Telefon, per E-Mail und über das Portal, und wir antworten innerhalb von 24 Stunden. Für Rohrbruch, Heizungsausfall und andere Notfälle gibt es eine Notfallnummer, die rund um die Uhr besetzt ist. Jedes Anliegen wird als Vorgang mit Datum, Zuständigkeit und Ergebnis erfasst. Im Portal sehen Sie, was gemeldet wurde, was beauftragt ist und was erledigt ist.

Meldet ein Mieter einen Mangel, prüfen wir zuerst, ob er besteht und in wessen Verantwortung er fällt. Kündigt ein Mieter eine Mietminderung an, dokumentieren wir den Zustand mit Fotos, ordnen die Minderungsquote anhand der Rechtsprechung ein und geben Ihnen eine Empfehlung, bevor eine Antwort rausgeht.

Wird eine Wohnung gekündigt, beginnen wir die Nachvermietung schon während der Kündigungsfrist. Wir stimmen mit dem ausziehenden Mieter Besichtigungstermine ab, sehen uns den Zustand an und schlagen Ihnen vor, ob vor dem Wiedereinzug renoviert oder modernisiert werden sollte. Danach erstellen wir Exposé und Anzeigen mit den Pflichtangaben aus dem Energieausweis und führen die Besichtigungen durch.

Bei der Auswahl zählt, ob ein Mietverhältnis auf Dauer trägt. Wir lassen uns Einkommensnachweise vorlegen, holen mit Einwilligung des Interessenten eine Bonitätsauskunft ein, etwa bei der SCHUFA, und bitten um eine Bestätigung des bisherigen Vermieters über pünktliche Mietzahlungen. Die Daten fragen wir stufenweise ab, wie es die Datenschutzaufsicht für Mietinteressenten vorsieht. Zur Besichtigung genügen Kontaktdaten, Nachweise erst, wenn jemand die Wohnung tatsächlich mieten möchte. Die geeigneten Bewerber legen wir Ihnen mit unserer Einschätzung vor, und Sie entscheiden.

Den Mietvertrag setzen wir auf aktueller Rechtsprechung auf, mit wirksamen Regelungen zu Betriebskosten, Schönheitsreparaturen und Kaution. Bei Einzug und Auszug erstellen wir ein Übergabeprotokoll mit Zählerständen, ausgegebenen Schlüsseln und Fotos jedes Raums, das beide Seiten unterschreiben. An diesem Protokoll entscheidet sich später, ob ein Schaden von der Kaution einbehalten werden kann. Die Neuvermietung vereinbaren wir als gesonderte Leistung, die im Angebot ausgewiesen ist.

Bei Häusern, deren Mieten über Jahre nicht angepasst wurden, liegt die Bestandsmiete häufig unter der ortsüblichen Vergleichsmiete. Für die Rendite eines Mietshauses ist das oft der wichtigste Hebel. Wir prüfen einmal im Jahr für jede Wohnung, ob eine Erhöhung rechtlich möglich ist und in welcher Höhe, und legen Ihnen das Ergebnis mit einer Empfehlung vor. Die Entscheidung, ob und wann erhöht wird, bleibt bei Ihnen.

Grundlage ist meist § 558 BGB. Der Vermieter kann die Zustimmung zu einer Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete verlangen, wenn die Miete seit 15 Monaten unverändert ist. Das Verlangen darf frühestens ein Jahr nach der letzten Erhöhung gestellt werden. Innerhalb von drei Jahren darf die Miete um höchstens 20 Prozent steigen. In Gemeinden, die eine Landesverordnung als angespannten Wohnungsmarkt ausweist, sinkt diese Kappungsgrenze auf 15 Prozent. Welche Verordnung für Ihr Haus gerade gilt, ändert sich mit Verlängerungen und Auslaufdaten. Den aktuellen Stand für Ihre Gemeinde zeigt unser Mieterhöhungs-Check.

Das Erhöhungsverlangen muss in Textform zugehen und begründet sein. § 558a BGB nennt dafür den Mietspiegel, eine Mietdatenbank, ein Sachverständigengutachten oder drei vergleichbare Wohnungen. Gibt es für die Gemeinde einen qualifizierten Mietspiegel, muss das Schreiben dessen Werte auch dann nennen, wenn es sich auf ein anderes Begründungsmittel stützt. Der Mieter hat bis zum Ende des zweiten Kalendermonats nach Zugang Zeit, zuzustimmen, die neue Miete gilt ab dem dritten Monat. Stimmt er nicht zu, bleiben drei weitere Monate für eine Zustimmungsklage. Formfehler kosten hier schnell ein halbes Jahr. Deshalb prüfen wir vor jedem Schreiben Wohnfläche, Baujahr, Ausstattung und Lage und ordnen die Wohnung sauber in die Spanne des Mietspiegels ein.

Nach einer Modernisierung erlaubt § 559 BGB, jährlich 8 Prozent der aufgewendeten Kosten auf die Miete aufzuschlagen. Instandhaltungsanteile und Fördermittel werden vorher abgezogen. Innerhalb von sechs Jahren darf die Miete dadurch um höchstens 3 Euro pro Quadratmeter steigen, bei einer Ausgangsmiete unter 7 Euro um höchstens 2 Euro. Die Maßnahme muss nach § 555c BGB spätestens drei Monate vor Beginn angekündigt werden. Wir verbinden die technische Planung mit dieser Rechnung, damit Sie vor der Investition wissen, welcher Teil über die Miete zurückfließt.

Für Index- und Staffelmieten gelten eigene Regeln. Eine Indexmiete folgt dem Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamts, die Anpassung wird in Textform erklärt und muss die Indexänderung angeben. Zwischen zwei Anpassungen muss die Miete mindestens ein Jahr unverändert bleiben. Eine Staffelmiete legt die künftigen Beträge von vornherein in Euro fest, jede Stufe gilt mindestens ein Jahr. Neben beiden Modellen ist eine Erhöhung auf die Vergleichsmiete ausgeschlossen. Wir führen die Termine für jede Wohnung und stellen die Erklärungen rechtzeitig zu.

Unsere technische Objektbetreuung leitet Benjamin Böcker. Er war Bereichsleiter für den technischen und kaufmännischen Betrieb der drei EZB-Hochhäuser in Frankfurt mit rund 300.000 Quadratmetern, davor Technischer Leiter der vier Hochhäuser der DZ BANK. Er hat Architektur studiert (B.A.) und ist Immobilienfachwirt (IHK). Mit seinem Team beurteilen wir Schäden, Sanierungen und Angebote im eigenen Haus, bevor ein Handwerker beauftragt wird.

Im Mietshaus beginnt das mit regelmäßigen Begehungen. Wir sehen uns Keller, Dach, Treppenhaus, Außenanlagen und Haustechnik an und halten den Zustand in einem Protokoll mit Fotos fest. Daraus entsteht eine Liste mit dem, was sofort erledigt werden muss, was in den nächsten Jahren ansteht und was nur beobachtet wird. Wartungsverträge für Heizung, Aufzug, Brandschutz und Rauchwarnmelder prüfen wir auf Umfang, Intervalle und Preis.

Für Sanitär, Elektro, Heizung, Dach und Schlosserarbeiten arbeiten wir mit festen Betrieben, die unsere Häuser und deren Technik kennen. Ab 1.000 Euro Auftragswert holen wir mindestens zwei Angebote ein und legen sie Ihnen mit unserer Einschätzung vor. Nach der Beauftragung halten wir Termine nach, nehmen die Leistung ab und prüfen die Rechnung gegen das Angebot. Versicherungsschäden melden wir, begleiten den Gutachter und koordinieren die Sanierung bis zur Abrechnung mit dem Versicherer.

Für die Rendite zählt auch, wie Maßnahmen eingeordnet werden. Ob eine Ausgabe Erhaltungsaufwand ist, der sofort als Werbungskosten zählt, oder eine Modernisierung, die die Miete erhöhen kann, wirkt sich auf Steuer und Mieteinnahmen aus. Nach einem Kauf kommt hinzu, dass Instandsetzungen über 15 Prozent der Gebäudeanschaffungskosten in den ersten drei Jahren als anschaffungsnahe Herstellungskosten nur über die Abschreibung wirken. Wir planen Maßnahmen mehrjährig, stimmen den Zeitpunkt mit Ihnen und Ihrem Steuerberater ab und dokumentieren die Kosten so, dass die Einordnung nachvollziehbar bleibt.

Als Eigentümer eines Mietshauses tragen Sie eine Reihe gesetzlicher Pflichten, die sich in den letzten Jahren verdichtet haben. Wir führen für jedes Objekt einen Fristenkalender, beauftragen die nötigen Prüfungen und legen Ihnen rechtzeitig vor, was zu entscheiden ist.

Am Anfang steht ein kostenloses Erstgespräch, möglichst mit einer Begehung des Hauses. Wir sehen uns Mieterliste, Mietverträge, die letzte Nebenkostenabrechnung und den Zustand des Gebäudes an. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit Festpreis pro Wohneinheit und Monat und einer Liste der Zusatzleistungen.

Wer bisher selbst verwaltet hat, übergibt uns Unterlagen und Kontozugänge zu einem vereinbarten Stichtag. Wechseln Sie von einer anderen Verwaltung, richtet sich die Kündigung nach Ihrem bisherigen Vertrag. Auf Wunsch formulieren wir das Kündigungsschreiben und fordern die Unterlagen beim Vorverwalter an. Dazu gehören Mietverträge mit Nachträgen, Kautionsnachweise, Kontoauszüge, offene Posten, Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre, Wartungsverträge, Versicherungspolicen und Schlüssellisten.

Zum Stichtag gleichen wir Konten und Salden ab, prüfen jede Kaution auf Höhe und Anlage und arbeiten offene Forderungen auf. Die Mieter erhalten ein Schreiben mit ihren neuen Ansprechpartnern, der Notfallnummer und dem Zahlungsweg. Bestehende Mietverträge laufen unverändert weiter. Die Unterlagen werden digitalisiert und stehen Ihnen danach im Eigentümerportal zur Verfügung.

In den ersten Wochen sehen wir uns das Haus genauer an. Wir prüfen, ob die Mieten zum Mietspiegel passen, ob Abrechnungen offen sind, ob Fristen der Heizkostenverordnung oder der Trinkwasserverordnung anstehen und welche Wartungsverträge fehlen. Das Ergebnis besprechen wir mit Ihnen in einem Übernahmebericht, aus dem ein Plan für das erste Jahr entsteht.

Der Mietshausbestand im Rhein-Main-Gebiet ist vielfältig. In Frankfurt reicht er von Gründerzeithäusern im Nordend, in Bornheim, Sachsenhausen und Bockenheim über die Wiederaufbauhäuser der 1950er Jahre bis zu Neubauten in den Entwicklungsgebieten. Jede dieser Bauphasen bringt eigene Themen mit sich, von Holzbalkendecken und alten Steigleitungen bis zu Gewährleistungsfristen im Neubau.

Für Mieterhöhungen ist der jeweilige Mietspiegel entscheidend. Frankfurt, Offenbach, Darmstadt, Wiesbaden und weitere Städte veröffentlichen eigene Mietspiegel mit unterschiedlicher Systematik, Stichtagen und Gültigkeiten. Wir arbeiten mit dem Mietspiegel der jeweiligen Gemeinde und prüfen bei jedem Erhöhungsverlangen, welche Fassung gilt.

Das Rhein-Main-Gebiet überschreitet Landesgrenzen. Mainz liegt in Rheinland-Pfalz, Aschaffenburg in Bayern, und damit gelten dort andere Bauordnungen und andere Verordnungen zu Mietpreisbremse und Kappungsgrenze als in Hessen. Wir verwalten Mietshäuser in allen drei Ländern und berücksichtigen das Landesrecht des jeweiligen Standorts.

Zu unseren Mandaten in der Mietverwaltung gehören ein Haus mit 30 Wohnungen nahe dem Frankfurter Hauptbahnhof, eine Wohnanlage mit 42 Wohnungen in mehreren Gebäuden in Rüsselsheim, 14 Neubauwohnungen in Bad Homburg mit Erstvermietung und Gewährleistungsverfolgung und ein Mehrfamilienhaus mit 14 Wohnungen in Mainz. Von Eschborn aus sind Frankfurt, der Taunus und der Main-Taunus-Kreis kurz erreichbar, für Begehungen ebenso wie im Schadensfall.