Virtuelle Eigentümerversammlung: Rechtssicher und effizient durchführen

Einleitung

Die Digitalisierung hat auch die Eigentümerversammlung erreicht. Virtuelle und hybride Formate ermöglichen flexiblere Teilnahme und können die Beschlussfassung erleichtern. Doch welche rechtlichen Voraussetzungen gelten und wie gelingt die praktische Umsetzung? Dieser Beitrag gibt einen Überblick.

Rechtliche Grundlagen

WEMoG und Folgegesetzgebung

Die WEG-Reform 2020 (WEMoG) hat erstmals eine Rechtsgrundlage für die Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen geschaffen. Seither kann die Gemeinschaft beschließen, dass Eigentümer auch elektronisch teilnehmen dürfen.

Die Weiterentwicklung der Rechtslage ermöglicht inzwischen unter bestimmten Voraussetzungen auch rein virtuelle Versammlungen – also ohne physischen Versammlungsort.

Beschlussvoraussetzungen

Für die Durchführung einer virtuellen Versammlung ist ein Beschluss der Eigentümer erforderlich. Die notwendigen Mehrheiten und Verfahren variieren je nach Ausgestaltung:

Hybride Versammlung:: Beschluss mit einfacher Mehrheit ermöglicht die zusätzliche Online-Teilnahme.

Rein virtuelle Versammlung:: Erfordert in der Regel die Zustimmung aller Eigentümer oder eine entsprechende Vereinbarung.

Technische Anforderungen

Plattform

Die verwendete Technologie muss eine gleichberechtigte Teilnahme ermöglichen. Eigentümer müssen:

Die Versammlung in Echtzeit verfolgen können

Sich zu Wort melden können

Ihr Stimmrecht ausüben können

Gängige Videokonferenzplattformen mit Abstimmungsfunktion erfüllen diese Anforderungen grundsätzlich.

Identifizierung

Die Identität der Teilnehmer muss verifiziert werden. Dies kann durch persönliche Einwahl mit Legitimation, Zugangscodes oder andere geeignete Maßnahmen erfolgen.

Dokumentation

Die Versammlung ist zu protokollieren. Bei virtuellen Formaten sollte zusätzlich die technische Durchführung dokumentiert werden – etwa Teilnehmerlisten und Abstimmungsergebnisse.

Praktische Durchführung

Vorbereitung

Rechtzeitige Einladung mit Angabe des virtuellen Formats und der Zugangsdaten

Bereitstellung einer Anleitung für technisch weniger versierte Eigentümer

Testlauf der Technik vor der Versammlung

Klärung der Vertretungsmöglichkeiten bei technischen Problemen

Durchführung

Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Erläuterung der Abstimmungsmodalitäten

Strukturierte Diskussionsführung mit eindeutiger Worterteilung

Klare Ansage der Abstimmungen und Ergebnisse

Möglichkeit für Rückfragen und Einwände

Nachbereitung

Erstellung und Versand des Protokolls

Dokumentation der technischen Durchführung

Auswertung von Feedback für künftige Versammlungen

Vor- und Nachteile

Vorteile

Höhere Teilnahmequoten, insbesondere bei entfernt wohnenden Eigentümern

Zeitersparnis durch Wegfall der Anreise

Flexibilität bei der Terminwahl

Kostenersparnis bei den Versammlungsräumen

Nachteile

Technische Hürden für manche Teilnehmer

Eingeschränkte persönliche Kommunikation

Aufwand für Technikbetreuung

Rechtsunsicherheiten bei neuen Formaten

Tipps für Verwalter

Beginnen Sie mit hybriden Formaten, um Erfahrungen zu sammeln.

Investieren Sie in zuverlässige Technik und schulen Sie Ihre Mitarbeiter.

Bieten Sie technische Unterstützung für Eigentümer an.

Dokumentieren Sie sorgfältig und transparent.

Holen Sie sich rechtliche Absicherung bei neuartigen Konstellationen.

Fazit

Virtuelle Eigentümerversammlungen bieten echte Vorteile, erfordern aber sorgfältige Vorbereitung und rechtssichere Durchführung. Die technischen und rechtlichen Möglichkeiten entwickeln sich weiter. Als Hausverwaltung setzen wir diese Formate zunehmend ein und unterstützen unsere Kunden bei der Umsetzung.

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*Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.*