Verwaltung von Gewerbeimmobilien im Rhein-Main-Gebiet

Im Gewerbe gilt weitgehend Vertragsfreiheit. Welche Kosten der Mieter trägt, wie die Miete angepasst wird und welche Optionen er ziehen kann, steht im Vertrag und seinen Nachträgen. Bei Übernahme lesen wir deshalb jeden Mietvertrag vollständig und übertragen Laufzeiten, Verlängerungsoptionen, Kündigungsfristen, Indexstichtage und Sonderrechte in ein Fristenkataster. Jede Frist bekommt einen Verantwortlichen und einen Vorlauf, damit eine Option nicht unbemerkt verstreicht.

Viele Gewerbemieten sind über eine Wertsicherungsklausel an den Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamts gekoppelt. Eine automatisch wirkende Indexklausel ist nach dem Preisklauselgesetz zulässig, wenn der Vertrag für mindestens zehn Jahre läuft oder der Mieter ihn auf diese Dauer verlängern kann. Wir prüfen die Klausel, berechnen die Anpassung zum vereinbarten Stichtag und kündigen sie dem Mieter mit nachvollziehbarer Rechnung an. Staffelmieten führen wir mit ihren Stufen im Kalender.

Bei Nachträgen achten wir auf die Formvorschrift des § 550 BGB, die über § 578 BGB auch für Gewerberaum gilt. Ist ein Vertrag mit mehr als einem Jahr Laufzeit nicht in der vorgeschriebenen Form geschlossen, gilt er als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Eine vermeintlich feste Laufzeit von zehn Jahren lässt sich dann mit gesetzlicher Frist kündigen. Für Gewerberaum genügt seit der Reform von 2025 die Textform. Jede Änderung muss trotzdem vollständig dokumentiert sein und eindeutig auf den Ursprungsvertrag Bezug nehmen.

Die Betriebskostenverordnung gilt nur für Wohnraum. Im Gewerbe kann der Vertrag weitere Kosten auf den Mieter umlegen, etwa Verwaltungskosten, Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen oder bestimmte Versicherungen, sofern er sie klar und bestimmt benennt. Wir rechnen genau das ab, was der jeweilige Vertrag umlegt, mit dem dort vereinbarten Schlüssel. Die Zwölf-Monats-Frist aus § 556 Abs. 3 BGB gilt für Gewerberaum nicht unmittelbar. Wir halten sie trotzdem ein.

Wer eine Gewerbeimmobilie betreibt, haftet für die Sicherheit ihrer Anlagen und für die Verkehrssicherheit des Grundstücks. Diese Betreiberverantwortung bleibt beim Eigentümer. Er kann ihre Ausführung aber auf eine Verwaltung übertragen, die sorgfältig ausgewählt und überwacht wird. Wir übernehmen diese Aufgabe schriftlich geregelt, mit klarer Abgrenzung, welche Anlagen wir führen und welche beim Mieter liegen, etwa bei Mieterausbauten.

Jede sicherheitsrelevante Anlage hat eigene Prüfpflichten und Intervalle, die sich aus Bundesrecht, Landesbauordnung, Unfallverhütungsvorschriften und Herstellerangaben ergeben. Wir erfassen bei Übernahme jede Anlage mit Standort, letzter Prüfung und nächstem Termin, beauftragen den Sachverständigen oder Wartungsbetrieb und legen den Prüfbericht im Portal ab. Festgestellte Mängel bekommen eine Frist und werden bis zur Beseitigung verfolgt.

Für die Instandhaltung erstellen wir aus der Bestandsaufnahme einen Plan über mehrere Jahre. Er nennt Dach, Fassade, Haustechnik, Aufzüge und Außenanlagen mit Zustand, Priorität und Kostenrahmen. Größere Maßnahmen schreibt unser technisches Team aus, vergleicht die Angebote, überwacht die Ausführung und nimmt sie ab. Wartungsverträge bündeln wir und prüfen die abgerechnete Leistung gegen den Vertrag.

Bei Hallen kommen eigene Themen hinzu. Dachflächen und Dachentwässerung, Bodenplatte, Rolltore und Rampen, Regalanlagen und Außenflächen mit Lkw-Verkehr brauchen andere Begehungsroutinen als ein Bürogebäude. In Bürotürmen sind es Gebäudeautomation, Aufzugsgruppen, Sprinkler- und Brandmeldetechnik mit vielen Meldern und Wartungsverträge über zahlreiche Gewerke. Unser technisches Team kennt den Betrieb großer Bürotürme aus eigener Verantwortung und betreut Hallen in der laufenden Verwaltung.

• Aufzüge: wiederkehrende Prüfung durch eine zugelassene Überwachungsstelle nach Betriebssicherheitsverordnung, mit Haupt- und Zwischenprüfung
• Brandschutz: Brandmeldeanlage, Rauch- und Wärmeabzug, Sprinkler, Brandschutztüren, Sicherheitsbeleuchtung und Feuerlöscher, in Sonderbauten zusätzlich Prüfungen durch Prüfsachverständige nach Landesrecht
• Raumlufttechnische Anlagen: Wartung und regelmäßige Hygieneinspektion nach VDI 6022
• Elektrische Anlagen: Prüfung ortsfester Anlagen nach DGUV Vorschrift 3 im festgelegten Intervall
• Trinkwasser: Untersuchung auf Legionellen nach Trinkwasserverordnung, wo die Anlage darunter fällt
• Tore, Rampen, Regale und Blitzschutz nach dem jeweiligen Prüfintervall

Gewährleistungsverfolgung bei Neubauten und großen Sanierungen ist einer unserer Schwerpunkte. Mit der Abnahme beginnt die Verjährung der Mängelansprüche, und die Beweislast für Mängel geht auf den Bauherrn über. Für Bauwerke gilt nach § 634a BGB eine Frist von fünf Jahren. Ist die VOB/B wirksam vereinbart, sind es nach § 13 Abs. 4 VOB/B vier Jahre. Für Teile maschineller und elektrotechnischer Anlagen, bei denen die Wartung Einfluss auf Sicherheit und Funktion hat, verkürzt sich die Frist nach VOB/B auf zwei Jahre, wenn der Auftraggeber die Wartung nicht dem ausführenden Unternehmen übertragen hat.

Bekannte Mängel müssen bei der Abnahme vorbehalten werden, sonst gehen Rechte verloren. Wir begleiten Abnahmen deshalb mit unserem technischen Team, protokollieren jeden Vorbehalt und übernehmen bei Neubauten die Abnahmeprotokolle, Mängellisten und das Verzeichnis der beteiligten Unternehmen. Bürgschaften und Sicherheitseinbehalte erfassen wir mit Betrag und Laufzeit.

Daraus entsteht ein Fristenkalender je Gewerk und Unternehmer, von Rohbau und Dach über Fassade und Fenster bis zu Haustechnik, Aufzug und Außenanlagen. Rechtzeitig vor Ablauf begehen wir das Gebäude vollständig, dokumentieren jeden Mangel mit Foto und Verortung und rügen ihn schriftlich beim verantwortlichen Unternehmen. Bei VOB/B-Verträgen löst das schriftliche Mängelbeseitigungsverlangen nach § 13 Abs. 5 VOB/B für den gerügten Mangel eine neue Frist von zwei Jahren aus, die nicht vor Ablauf der ursprünglichen Frist endet. Im reinen BGB-Vertrag hemmt eine Mängelanzeige allein die Verjährung nicht. Droht dort der Fristablauf, stimmen wir das weitere Vorgehen mit dem Anwalt des Eigentümers ab.

Jeder gerügte Mangel bleibt im Kalender, bis die Nachbesserung erledigt und abgenommen ist. Sicherheiten geben wir erst frei, wenn nichts mehr offen ist. Den Stand aller Mängel sehen Eigentümer, Bauträger und Beirat im Portal.

Viele Objekte im Rhein-Main-Gebiet verbinden beide Nutzungen. Im Erdgeschoss liegen Läden, Praxen oder Gastronomie, darüber Wohnungen, oder ein Sondergebäude hat einen Wohnanteil. Für die Wohnungen gelten Wohnraummietrecht, Betriebskostenverordnung und die Regeln zur Mieterhöhung. Für die Gewerbeflächen gilt der jeweilige Vertrag. Wir führen beides getrennt in Abrechnung und Fristenkataster und halten trotzdem einen festen Ansprechpartner für das ganze Haus.

In der Nebenkostenabrechnung zeigt sich der Unterschied am deutlichsten. Wohnungsmietern dürfen nur Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung berechnet werden, und Kosten, die das Gewerbe verursacht, dürfen sie nicht mittragen. Verbraucht ein Restaurant deutlich mehr Wasser oder Müllvolumen als die Wohnungen, braucht es einen Vorwegabzug oder getrennte Erfassung. Diese Trennung legen wir bei Übernahme fest und dokumentieren sie.

Ein Beispiel ist der Neubau in der Frankfurter Schwälmer Straße, den wir als erste Verwaltung übernommen haben. Rund 25 Wohnungen und eine große Feuerwache gehören zu einer Gemeinschaft. Fahrzeughallen und Wachbetrieb stellen andere Anforderungen an Technik, Zufahrt und Abrechnung als die Wohnungen. Ein eigener Schwerpunkt des Mandats ist die vollständige Mängelverfolgung für Gemeinschafts- und Sondereigentum aus der Neubauphase. Die Referenz beschreibt das Mandat ausführlicher.

Bei Eigentümergemeinschaften mit Büro-, Praxis- und Ladeneinheiten führen wir Versammlungen, Beschlüsse und Abrechnung nach WEG. Das Ärztehaus Mainzer Landstraße 265 in Frankfurt mit zehn Praxen ist so ein Fall. Dort bereiten wir den Ersatz beider Aufzüge vor, mit Leistungsbeschreibung, Angeboten und einem Bauablauf, der den Praxisbetrieb berücksichtigt. In einem Ärztehaus sind die Aufzüge der Weg der Patienten in die Praxen. Wann welche Anlage stillsteht, stimmen wir deshalb mit den Praxen ab, bevor der Auftrag vergeben wird.

Gewerbemieter erwarten einen Ansprechpartner, der Entscheidungen vorbereiten kann. Ihre Property Manager sind für die Mieter erreichbar, klären Störungen mit dem technischen Team und informieren Sie über alles, was den Vertrag berührt. Auf Anfragen antworten wir innerhalb von 24 Stunden.

Bei jeder Übergabe und Rücknahme einer Fläche erstellen wir ein Protokoll mit Zählerständen, Schlüsseln und Fotodokumentation. Der Zustand bei Einzug ist später die Grundlage für jede Diskussion über Rückbau und Schäden. Viele Gewerbemietverträge verpflichten den Mieter, Einbauten bei Auszug zu entfernen. Ob diese Pflicht besteht und wie weit sie reicht, prüfen wir rechtzeitig vor Vertragsende anhand des Vertrags und der Übergabeprotokolle.

Mieterausbauten berühren oft Brandschutz, Statik, Fluchtwege und Haustechnik. Wir stimmen Ausbaupläne mit unserem technischen Team ab, bevor der Eigentümer zustimmt, und halten fest, wer welche Anlage nach dem Umbau betreibt und prüfen lässt. Baugenehmigungspflichtige Nutzungsänderungen sprechen wir frühzeitig an.

Kündigt ein Mieter oder läuft ein Vertrag aus, beginnt unsere Arbeit Monate vorher. Wir prüfen, ob Verlängerungsoptionen bestehen, bis wann der Mieter sie ausüben kann und ob eine Nachverhandlung sinnvoll ist. Für Sie entsteht daraus eine Entscheidungsvorlage mit Marktumfeld, notwendigen Investitionen in die Fläche und den Folgen für Nebenkosten und Leerstandsrisiko.

Bei Leerstand denken wir in Flächen. Wir prüfen, ob sich eine große Bürofläche teilen lässt, ob ein Hallenteil einen eigenen Zugang braucht und welche Ausstattung Mieter in dieser Lage erwarten. Leerstehende Flächen bleiben in der Verkehrssicherung und in den Prüfterminen, Heizung und Trinkwasser werden so betrieben, dass keine Folgeschäden entstehen. Wenn Sie es wünschen, vermarktet unser hauseigenes Maklerteam freie Büro-, Praxis-, Handels- und Hallenflächen und verhandelt den Mietvertrag. Den neuen Vertrag führt anschließend dieselbe Verwaltung, sodass Übergabe, Ausbau und Fristen ohne Bruch weiterlaufen.

Private Eigentümer, Fondsgesellschaften und Family Offices brauchen unterschiedliche Berichte. Wir vereinbaren Rhythmus, Tiefe und Format bei Mandatsbeginn. Üblich ist ein Monats- oder Quartalsbericht mit Mieteingängen, offenen Forderungen, Soll-Ist-Vergleich zum Budget, laufenden Maßnahmen und anstehenden Fristen aus Mietverträgen, Prüfungen und Gewährleistung.

Unabhängig vom Bericht sehen Sie das Objektkonto und alle Belege jederzeit im Portal. Rechnungen werden digital geprüft und freigegeben, Prüfberichte, Wartungsprotokolle und Mängellisten liegen beim Objekt. Wechselt die Verwaltung oder wird das Objekt verkauft, ist die Dokumentation vollständig und übergabefähig.

Größere Ausgaben stimmen wir vorab mit Ihnen ab. Die Freigabegrenzen legen wir im Verwaltervertrag fest, ebenso die Abgrenzung zwischen laufender Verwaltung und gesondert beauftragten Leistungen wie Bauüberwachung bei großen Sanierungen. Einmal im Jahr stellen wir Ihnen das Objekt persönlich vor, mit Instandhaltungsplan, Budget für das Folgejahr und den Verträgen, die demnächst auslaufen.

Für Investoren mit eigenen Berichtsformaten liefern wir Daten in der vereinbarten Struktur, etwa Mieterliste mit Flächen, Laufzeiten und Indexstand oder eine Übersicht offener Gewährleistungsfälle. Steht ein Verkauf oder eine Finanzierung an, stellen wir die Unterlagen für den Datenraum zusammen. Weil Verträge, Prüfberichte und Abrechnungen von Beginn an beim Objekt abgelegt sind, ist das in wenigen Tagen möglich.

Die Vergütung kalkulieren wir je Objekt, weil Flächen, Nutzungen, Mieterzahl und technischer Umfang zu verschieden sind für einen Einheitspreis. Nach Begehung und Sicht auf die Mietverträge erhalten Sie ein schriftliches Angebot, in dem gesondert beauftragte Leistungen ausgewiesen sind.

Jedes Gewerbeobjekt betreuen mindestens zwei nach § 26a WEG zertifizierte Property Manager, bei großen Objekten mehr. Sie führen Mietverträge, Mieterkommunikation, Abrechnung und das Reporting an Sie. Für Prüfpflichten, Instandhaltung, Sanierung und Gewährleistungsverfolgung arbeitet unser eigenes technisches Team mit. Buchhaltung, Mietkonten und Nebenkostenabrechnung liegen bei unserer Immobilienbuchhaltung im eigenen Haus.

Die technische Objektbetreuung leitet Benjamin Böcker. Als Bereichsleiter verantwortete er zuvor den technischen und kaufmännischen Betrieb der drei EZB-Hochhäuser in Frankfurt mit rund 300.000 m², davor als Technischer Leiter die vier Hochhäuser der DZ BANK. Er ist Architekt (B.A.) und Immobilienfachwirt (IHK). Große Gebäudetechnik, Sprinkler- und Brandmeldeanlagen und Prüforganisation über viele Gewerke hat er über Jahre im Tagesbetrieb geführt.

Die Immobilienbuchhaltung leitet Ralf Hennig, Betriebswirt mit Schwerpunkt Rechnungswesen und mehr als dreißig Jahren in der Immobilienbuchhaltung. Gründer und Geschäftsführer ist Maximilian Schaper. Insgesamt arbeiten bei Verto mehr als zehn Mitarbeiter.

Für Sie gibt es einen festen Ansprechpartner, der das Objekt kennt und Entscheidungen vorbereitet. Weil mindestens ein zweiter zertifizierter Kollege jedes Objekt ebenso kennt, bleiben Fristen und Mieteranfragen auch in Urlaub und Krankheit nicht liegen.