Oktober, und die Abrechnung für 2025 ist noch nicht da
In einer gut geführten Gemeinschaft liegt die Jahresabrechnung im Frühjahr vor und wird vor den Sommerferien beschlossen. Wenn im Oktober noch nichts gekommen ist, hat das Folgen, die über Ärger hinausgehen. Guthaben werden nicht ausgezahlt, Nachzahlungen nicht eingefordert. Niemand weiß verlässlich, wie hoch die Erhaltungsrücklage ist. Vermietende Eigentümer können ihre Mieter nicht abrechnen, obwohl deren Frist am 31. Dezember abläuft.
In großen Anlagen kommt etwas hinzu. Eine fehlende Abrechnung ist oft das erste sichtbare Zeichen dafür, dass die Buchhaltung insgesamt nicht nachkommt. Dann geht es um die Frage, ob die Konten stimmen.
Der Beirat ist in dieser Lage die Stelle, die handeln kann. Die folgenden fünf Schritte bauen aufeinander auf, und die Reihenfolge hat rechtliche Gründe.
Welche Frist gilt
§ 28 Abs. 2 WEG verpflichtet den Verwalter, nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan aufzustellen. Einen Termin nennt das Gesetz nicht.
Die Gerichte füllen diese Lücke seit Langem ähnlich. Das OLG Zweibrücken hat am 11. Mai 2007 drei bis sechs Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres für angemessen gehalten (3 W 153/06). Das LG Dresden hat am 5. Juli 2019 in einem Einzelfall auch den 30. September noch akzeptiert und zugleich klargestellt, dass der Verwalter ohne vereinbarten Termin erst durch eine Mahnung in Verzug gerät (2 S 101/19).
Zwei Dinge folgen daraus. Im Oktober ist die Abrechnung 2025 nach jedem dieser Maßstäbe überfällig. Und solange niemand schriftlich gemahnt hat, fehlt der Gemeinschaft die Grundlage für Schadensersatz. Sehen Sie außerdem im Verwaltervertrag nach. Steht dort ein Datum, gilt dieses, und der Verzug tritt mit dessen Ablauf ein.
Schritt 1: Den Sachstand klären
Bevor der Beirat mahnt, sollte er wissen, woran es liegt. Die Antwort bestimmt, wie lang die Frist sein muss und ob ein Wechsel im Raum steht.
| Ursache | Woran man sie erkennt | Einordnung |
|---|---|---|
| Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters fehlt | Verwalter kann Schriftverkehr und Reklamation vorlegen | Lösbar, kurze Frist genügt |
| Buchhaltung im Rückstand | Buchungen enden im Frühjahr oder Sommer 2025, Belege unsortiert | Ernst, Frist von vier Wochen und Kontrolle |
| Personalwechsel oder Softwareumstellung | Wechselnde Ansprechpartner, keine konkrete Terminzusage | Ernst, wenn es schon das zweite Jahr betrifft |
| Kontostände nicht nachvollziehbar | Auszüge werden nicht oder nur lückenhaft vorgelegt | Sofort handeln |
Jeder Eigentümer kann nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Der Beirat sollte das gezielt nutzen und sich die Kontoauszüge des Bewirtschaftungskontos und des Rücklagenkontos zum 31. Dezember 2025 und zum aktuellen Stand zeigen lassen. Die Konten müssen auf den Namen der Gemeinschaft lauten. Was bei unklaren Kontoständen zu tun ist, beschreibt der Leitfaden zur insolventen Hausverwaltung.
Schritt 2: Schriftlich mahnen und eine Frist setzen
Die Mahnung schreibt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats. Er vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter nach § 9b Abs. 2 WEG. Ein kurzer Beschluss des Beirats dazu schafft Rückhalt und gehört in die Akte.
Das Schreiben sollte so aussehen:
An die [Name der Verwaltung]
Jahresabrechnung 2025 der Wohnungseigentümergemeinschaft [Anschrift]
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Jahresabrechnung für das Kalenderjahr 2025 liegt der Gemeinschaft bis heute nicht vor. Namens der Gemeinschaft, die ich nach § 9b Abs. 2 WEG Ihnen gegenüber vertrete, fordere ich Sie auf, die Gesamtabrechnung und die Einzelabrechnungen 2025 sowie den Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG bis zum [Datum, drei bis vier Wochen] vorzulegen.
Bitte teilen Sie bis zum [Datum, eine Woche] schriftlich mit, aus welchen Gründen die Abrechnung bisher nicht erstellt wurde und welche Unterlagen noch fehlen.
Nach Ablauf der Frist wird die Gemeinschaft über weitere Schritte beschließen. Ansprüche auf Ersatz der durch die Verzögerung entstehenden Kosten bleiben vorbehalten.
Mit freundlichen Grüßen
[Name], Vorsitzender des Verwaltungsbeirats
Versenden Sie das Schreiben so, dass der Zugang nachweisbar ist, etwa per Einwurf-Einschreiben und zusätzlich per E-Mail. Die Vorlage ist ein Muster für den Regelfall und ersetzt keine Rechtsberatung.
Schritt 3: Die Versammlung verlangen
Parallel zur Frist sollte der Beirat die Versammlung vorbereiten. Reagiert der Verwalter nicht, ist ohne Beschluss der Eigentümer kein weiterer Schritt möglich.
Nach § 24 Abs. 2 WEG muss der Verwalter einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer das in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt. Gezählt wird nach Köpfen. In einer Gemeinschaft mit 90 Eigentümern braucht es also mindestens 23 Unterschriften. Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, darf nach § 24 Abs. 3 WEG der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer selbst einladen. Die Einladungsfrist soll drei Wochen betragen.
In großen Gemeinschaften scheitert dieser Schritt selten am Recht und häufig an der Eigentümerliste. Fordern Sie die aktuelle Liste mit Anschriften schon mit der Mahnung an.
Schritt 4: Die Beschlüsse
Welche Beschlüsse auf die Tagesordnung gehören, hängt davon ab, ob die Gemeinschaft dem Verwalter noch eine Chance geben will.
Variante A: Letzte Frist
Die Verwaltung wird aufgefordert, die Jahresabrechnung 2025 und den Vermögensbericht bis zum [Datum] vorzulegen. Für den Fall des fruchtlosen Fristablaufs wird der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats ermächtigt, namens der Gemeinschaft einen Rechtsanwalt mit der Durchsetzung der Ansprüche zu beauftragen und eine außerordentliche Eigentümerversammlung zur Abberufung der Verwaltung einzuberufen.
Variante B: Wechsel
Die [Name der Verwaltung] wird als Verwalter abberufen. Der Verwaltervertrag wird aus wichtigem Grund fristlos, hilfsweise zum nächstmöglichen Termin gekündigt. Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats wird ermächtigt, die Kündigung zu erklären. Ansprüche der Gemeinschaft auf Erstellung der Jahresabrechnung 2025, auf Rechnungslegung, auf Herausgabe der Verwaltungsunterlagen und auf Schadensersatz bleiben vorbehalten.
Zur Variante B gehören die Bestellung der neuen Verwaltung und der Beschluss über deren Vertrag. Wie diese Beschlüsse aussehen, welche Fristen für die Angebote gelten und was bei der Übergabe großer Anlagen zu beachten ist, steht im Beitrag Verwalterwechsel zum 31.12..
Für die Wahl zwischen beiden Varianten ist ein Urteil des Bundesgerichtshofs vom 26. September 2025 wichtig (V ZR 206/24). Danach muss der jeweils bestellte Verwalter als Organ der Gemeinschaft auch ausstehende Abrechnungen für Vorjahre erstellen. Eine neue Verwaltung rechnet das Jahr 2025 also ab, sobald sie im Amt ist und die Unterlagen hat. Der bisherige Verwalter kann daneben aus seinem Vertrag verpflichtet bleiben, weil die Pflicht zur Abrechnung 2025 am 1. Januar 2026 in seiner Amtszeit entstanden ist. Die Gemeinschaft verliert durch den Wechsel keinen Anspruch.
Eine Entlastung des Verwalters für 2025 kommt in dieser Lage nicht in Betracht. Ohne Abrechnung gibt es nichts, was die Eigentümer prüfen und billigen könnten.
Schritt 5: Der Weg über das Gericht
Die Gemeinschaft kann den Verwalter auf Erstellung der Abrechnung verklagen. Das ist möglich, aber langsam. Hat sie ein Urteil, wird es mit Zwangsgeld vollstreckt, weil der Verwalter die Abrechnung selbst erstellen muss, solange die Unterlagen bei ihm liegen. So hat es der BGH am 23. Juni 2016 für die damalige Rechtslage entschieden (I ZB 5/16).
Bis ein solcher Titel vorliegt und durchgesetzt ist, vergeht leicht ein Jahr. In dieser Zeit läuft das nächste Abrechnungsjahr auf. In der Praxis ist deshalb der Wechsel der schnellere Weg zur Abrechnung, und die Klage richtet sich danach auf Herausgabe der Unterlagen und auf Ersatz der Mehrkosten.
Was vermietende Eigentümer bis zum 31. Dezember tun müssen
Die Betriebskostenabrechnung für 2025 muss dem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen. Der BGH hat am 25. Januar 2017 entschieden, dass diese Frist auch dann gilt, wenn die Jahresabrechnung der Gemeinschaft noch nicht beschlossen ist (VIII ZR 249/15).
Für Kapitalanleger in der Gemeinschaft bedeutet das drei Aufgaben für die nächsten Wochen. Fordern Sie vom Verwalter schriftlich die Kostendaten Ihrer Einheit für 2025 an. Nehmen Sie Einsicht in die Belege, wenn keine Antwort kommt. Rechnen Sie auf dieser Grundlage rechtzeitig ab und heben Sie den Schriftverkehr auf. Wer seine Wohnung über eine Sondereigentumsverwaltung betreuen lässt, sollte dort jetzt nachfragen, wie mit der fehlenden WEG-Abrechnung umgegangen wird.
In Anlagen mit hohem Vermieteranteil ist dieser Punkt das stärkste Argument in der Versammlung. Die verspätete Abrechnung kostet dann nicht nur Nerven, sondern einzelne Eigentümer konkret Geld.
Was der Beirat nicht tun muss
Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter, so steht es in § 29 Abs. 2 WEG. Er prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung und gibt dazu eine Stellungnahme ab. Er erstellt die Abrechnung nicht selbst und führt keine Buchhaltung.
Wer unentgeltlich im Beirat sitzt, haftet nach § 29 Abs. 3 WEG nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Mit Mahnung, Information der Eigentümer und einem Antrag zur Versammlung hat der Beirat getan, was von ihm erwartet werden kann.
Wie wir mit offenen Abrechnungsjahren umgehen
Wenn wir eine Gemeinschaft in der WEG-Verwaltung übernehmen, in der Abrechnungen fehlen, steht am Anfang die Bestandsaufnahme der Buchhaltung und der Konten. Erst danach lässt sich seriös sagen, wie lange die Aufarbeitung dauert. Jedes Objekt betreuen bei uns mindestens zwei nach § 26a WEG zertifizierte Property Manager, sodass die laufende Verwaltung nicht stillsteht, während ein altes Jahr aufgearbeitet wird.
Wenn Ihr Beirat wissen möchte, wie eine Übernahme mit offenem Abrechnungsjahr ablaufen würde, schreiben Sie uns mit der Einheitenzahl und dem Jahr der letzten beschlossenen Abrechnung.
Fazit
Eine Jahresabrechnung, die im Oktober des Folgejahres fehlt, ist nach jedem Maßstab der Rechtsprechung überfällig. Rechtlich wirksam wird der Unmut der Eigentümer aber erst mit der schriftlichen Mahnung des Beiratsvorsitzenden. Danach folgen Versammlung und Beschluss, und spätestens dort muss die Gemeinschaft entscheiden, ob sie eine letzte Frist setzt oder wechselt.
Seit dem Urteil V ZR 206/24 spricht bei anhaltendem Verzug viel für den Wechsel. Die neue Verwaltung muss das offene Jahr abrechnen, und die Ansprüche gegen den bisherigen Verwalter bleiben bestehen. Vermietende Eigentümer sollten unabhängig davon bis Dezember selbst für ihre Betriebskostenabrechnung sorgen.
