Im Oktober entscheidet sich, ob der Wechsel zum Jahresende gelingt
Viele Verwalterbestellungen laufen zum 31. Dezember aus, und viele Gemeinschaften, die unzufrieden sind, merken das im Herbst. Die Abrechnung des Vorjahres kam spät oder gar nicht, Beschlüsse aus dem Frühjahr sind nicht umgesetzt, Rückrufe bleiben aus. Im Beirat fällt dann der Satz, dass man sich zum Jahreswechsel etwas Neues sucht.
Zwischen diesem Satz und einer neuen Verwaltung am 1. Januar 2027 liegen ein Angebotsvergleich, eine Einladung mit drei Wochen Frist, eine Versammlung und fünf Beschlüsse. In einer Anlage mit 80 oder 200 Einheiten kommt eine Übergabe hinzu, die sich über Wochen zieht. Wer im Oktober anfängt, schafft das. Wer Mitte November anfängt, wechselt in der Regel erst im Lauf des Jahres 2027.
Dazu kommt eine Rechtsfrage, die der Bundesgerichtshof vor einem Jahr geklärt hat und die in vielen Beiräten noch nicht angekommen ist: Wer erstellt eigentlich die Jahresabrechnung für das Jahr, in dem der alte Verwalter noch im Amt war?
Was der BGH entschieden hat
Im entschiedenen Fall war eine Verwaltung bis zum 31. Dezember 2022 bestellt. In der Versammlung vom 8. Dezember 2022 wählten die Eigentümer eine neue Verwaltung ab dem 1. Januar 2023. Die Jahresabrechnung 2022 erstellte die ausgeschiedene Verwaltung nicht mehr. Die Gemeinschaft verklagte sie darauf und verlor vor dem Amtsgericht Bielefeld, dem Landgericht Dortmund und am 26. September 2025 auch vor dem Bundesgerichtshof (V ZR 206/24).
Die drei Leitsätze des Urteils lauten:
Zur Erstellung von Jahresabrechnungen ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verpflichtet; als ausführendes Organ muss der bestellte Verwalter auch ausstehende Abrechnungen für Vorjahre erstellen.
Daneben kann auch der frühere Verwalter aus dem Verwaltervertrag weiterhin verpflichtet sein, die Jahresabrechnung zu erstellen, sofern die Pflicht der Gemeinschaft bereits während seiner Amtszeit entstanden ist.
Die Pflicht der Gemeinschaft zur Erstellung der Jahresabrechnung entsteht am 1. Januar des folgenden Kalenderjahres; der frühere Verwalter, dessen Amtszeit zum 31. Dezember des Vorjahres geendet hat, ist nicht zur Erstellung der Jahresabrechnung für das Vorjahr verpflichtet.
Der Gedanke dahinter folgt dem Wortlaut von § 28 Abs. 2 WEG. Abgerechnet wird nach Ablauf des Kalenderjahres. Schuldnerin der Abrechnung ist seit der WEG-Reform die Gemeinschaft, und sie handelt durch den Verwalter, der gerade bestellt ist. Am 1. Januar ist das bei einem Wechsel zum Jahresende bereits der neue.
Wen die Gemeinschaft in welchem Fall in Anspruch nehmen kann
Aus den drei Leitsätzen ergibt sich eine Verteilung, die vom Datum des Wechsels abhängt. Für Beiräte ist das der wichtigste Teil des Urteils, weil er die Verhandlungsposition gegenüber beiden Verwaltungen bestimmt.
| Situation | Neue Verwaltung | Bisheriger Verwalter |
|---|---|---|
| Wechsel zum 31.12.2026, Abrechnung 2026 | Erstellt die Abrechnung als Organ der Gemeinschaft | Gesetzlich nicht verpflichtet; schuldet Herausgabe und Rechnungslegung |
| Wechsel zum 31.12.2026, Abrechnung 2025 noch offen | Muss auch diese Abrechnung erstellen | Kann aus dem Vertrag verpflichtet bleiben, weil die Pflicht am 1. Januar 2026 in seiner Amtszeit entstanden ist |
| Wechsel im Lauf des Jahres 2027, Abrechnung 2026 | Erstellt die Abrechnung, sobald sie im Amt ist | Kann aus dem Vertrag verpflichtet bleiben, weil die Pflicht am 1. Januar 2027 in seiner Amtszeit entstanden ist |
| Verwaltervertrag regelt die Abrechnung nach Ausscheiden ausdrücklich | Bleibt als Organ zuständig | Zusätzlich aus der Vertragsklausel verpflichtet |
Daraus folgen drei Dinge für die Praxis.
Die Abrechnung 2026 gehört in das Angebot der neuen Verwaltung. Sie wird sie erstellen müssen, ob das im Vertrag steht oder nicht. Offen ist nur, ob der Aufwand mit der Grundvergütung abgegolten ist. Diese Frage klären Sie vor der Versammlung und nicht im März.
Eine fehlende Abrechnung 2025 ist ein Anspruch, den Sie jetzt sichern. Solange der bisherige Verwalter im Amt ist, schuldet er sie ohnehin. Nach seinem Ausscheiden kann er aus dem Vertrag verpflichtet bleiben. Eine schriftliche Fristsetzung durch den Beiratsvorsitzenden im Oktober dokumentiert den Verzug und ist die Grundlage für spätere Ersatzansprüche, falls die neue Verwaltung die Arbeit gegen Vergütung nachholen muss. Ein Musterschreiben dafür steht im Beitrag Jahresabrechnung 2025 liegt nicht vor.
Die Qualität der Abrechnung 2026 hängt an der Übergabe. Die neue Verwaltung rechnet ein Jahr ab, das sie nicht gebucht hat. Sie ist darauf angewiesen, dass der Vorgänger zum Stichtag geordnet Rechnung legt: sämtliche Einnahmen und Ausgaben mit Belegen, Kontostände, offene Forderungen und Verbindlichkeiten. Diese Pflicht besteht unabhängig vom Urteil weiter und sollte im Beschluss mit einem Datum versehen werden.
Für vermietende Eigentümer hat das eine eigene Schärfe. Die Betriebskostenabrechnung 2026 muss dem Mieter bis zum 31. Dezember 2027 zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Der BGH hat 2017 entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung diese Frist auch dann einhalten muss, wenn die Jahresabrechnung der Gemeinschaft noch nicht beschlossen ist (VIII ZR 249/15). In Anlagen mit vielen Kapitalanlegern ist eine verschleppte Abrechnung deshalb ein Vermögensrisiko für einen großen Teil der Eigentümer.
Der Zeitplan bis zum 31. Dezember 2026
Die folgende Rechnung geht von einer Versammlung am Donnerstag, 10. Dezember 2026 aus. Später wird es eng, weil danach noch Vertrag, Bank und Übergabetermin erledigt werden müssen.
| Bis wann | Was | Wer |
|---|---|---|
| 16. Oktober | Bestellungsbeschluss und Verwaltervertrag lesen: Ende der Bestellung, Laufzeit, Kündigungsregel. Stand der Abrechnungen 2025 und früher feststellen. Fristsetzung für offene Abrechnungen | Beirat |
| 23. Oktober | Anforderungsprofil und Objektdaten zusammenstellen, drei bis fünf Verwaltungen anfragen | Beirat |
| 6. November | Angebote liegen vor, Gespräche mit zwei bis drei Bewerbern geführt, Referenzen geprüft | Beirat |
| 13. November | Tagesordnung und Beschlussanträge stehen; Verlangen an den Verwalter, die Punkte aufzunehmen | Beirat, Verwalter |
| 19. November | Einladung geht zu, mit Namen der Bewerber und Eckdaten der Angebote | Verwalter oder Beiratsvorsitzender |
| 10. Dezember | Versammlung mit den fünf Beschlüssen | Eigentümer |
| 18. Dezember | Vertrag unterzeichnet, Bank informiert, Übergabetermin vereinbart, Ablesung zum Stichtag bestätigt | Beiratsvorsitzender, neue Verwaltung |
| 31. Dezember | Stichtag: Kontostände, Zählerstände, offene Posten | Bisheriger Verwalter |
| 15. und 31. Januar 2027 | Herausgabe der Unterlagen, danach Rechnungslegung | Bisheriger Verwalter |
Die drei Wochen zwischen Einladung und Versammlung stammen aus § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG. Dass die Eckdaten der Angebote in diese Frist gehören, hat der BGH am 24. Januar 2020 entschieden (V ZR 110/19): Den Eigentümern sind die Namen der Bewerber und die Eckpunkte der Angebote mitzuteilen, dazu zählen Laufzeit und Vergütung. Dass für die Neuwahl im Grundsatz Angebote mehrerer Verwalter vorliegen müssen, steht seit 2011 fest (V ZR 96/10).
Die Entscheidung vom 27. März 2026 zur Drei-Angebote-Regel (V ZR 7/25) ändert daran vorerst nichts. Sie betrifft Erhaltungsmaßnahmen. Ob der BGH die Anforderungen an die Verwalterwahl ebenfalls lockert, ist offen, und ein Bestellungsbeschluss für eine große Gemeinschaft ist der falsche Ort, um das auszuprobieren. Was das Urteil für Sanierungsaufträge bedeutet, steht im Beitrag zur Drei-Angebote-Regel.
Lässt sich der Plan nicht halten, ist ein Wechsel zum 31. März oder 30. Juni 2027 die ehrliche Alternative. Er hat nach dem Urteil sogar einen Vorteil: Die Pflicht zur Abrechnung 2026 entsteht dann noch in der Amtszeit des bisherigen Verwalters, der aus seinem Vertrag daran gebunden bleiben kann.
Abberufung, Vertrag und die Frage der doppelten Vergütung
Läuft die Bestellung zum 31. Dezember 2026 aus, braucht es keine Abberufung. Die Gemeinschaft bestellt schlicht niemanden wieder und wählt neu.
Läuft sie länger, hilft § 26 Abs. 3 WEG. Der Verwalter kann jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen werden, einen wichtigen Grund verlangt das Gesetz seit der Reform nicht mehr. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Für diese Zeit kann der abberufene Verwalter seine Vergütung weiter beanspruchen, abzüglich dessen, was er sich an Aufwand erspart. Anders liegt es, wenn ein wichtiger Grund die fristlose Kündigung trägt, etwa eine über lange Zeit verweigerte Abrechnung nach Fristsetzung. Ob das im Einzelfall reicht, sollte ein Fachanwalt vor der Versammlung einschätzen.
Für den Beirat ist das am Ende eine Abwägung in Zahlen. Auf der einen Seite stehen höchstens sechs Monatsvergütungen. Auf der anderen Seite steht ein weiteres Jahr mit verspäteter Abrechnung, liegengebliebenen Beschlüssen und Eigentümern, die ihre Mieter nicht abrechnen können.
Zwei Regeln für die Bestellung der neuen Verwaltung stehen im selben Paragrafen. Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre laufen. Die Gemeinschaft kann kürzer bestellen, und bei einer Verwaltung, die sie noch nicht kennt, spricht viel dafür. Außerdem gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Lassen Sie sich den Nachweis nach § 26a WEG für die Personen zeigen, die Ihr Objekt tatsächlich betreuen werden.
Die fünf Beschlüsse als Muster
Die folgende Vorlage ist für den Regelfall geschrieben und muss an Teilungserklärung, Vertragslage und Namen angepasst werden. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Alle fünf Beschlüsse brauchen die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
TOP 1: Abberufung und Kündigung (entfällt, wenn die Bestellung zum 31.12.2026 ausläuft)
Die [Name der bisherigen Verwaltung] wird mit Wirkung zum Ablauf des 31.12.2026 als Verwalter abberufen. Der Verwaltervertrag wird zum selben Zeitpunkt gekündigt, hilfsweise zum nächstmöglichen Termin. Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats wird ermächtigt, die Kündigung namens der Gemeinschaft zu erklären.
TOP 2: Bestellung
Die [Name der neuen Verwaltung] wird für die Zeit vom 01.01.2027 bis zum 31.12.[Jahr] zum Verwalter der Gemeinschaft bestellt.
TOP 3: Verwaltervertrag
Die Gemeinschaft schließt mit der [Name der neuen Verwaltung] einen Verwaltervertrag auf Grundlage des Angebots vom [Datum], das der Einladung beilag. Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, [Name], wird ermächtigt, den Vertrag namens der Gemeinschaft zu unterzeichnen.
TOP 4: Jahresabrechnungen
Die neue Verwaltung erstellt die Jahresabrechnung 2026 sowie die noch nicht vorgelegte Jahresabrechnung [Jahr]. Die Vergütung hierfür richtet sich nach Ziffer [Nummer] des Verwaltervertrags. Ansprüche der Gemeinschaft gegen die bisherige Verwaltung, insbesondere auf Erstellung der Jahresabrechnung [Jahr], auf Rechnungslegung und auf Ersatz der durch die Nachholung entstehenden Kosten, bleiben vorbehalten.
TOP 5: Herausgabe und Rechnungslegung
Die bisherige Verwaltung wird aufgefordert, bis zum 15.01.2027 sämtliche Verwaltungsunterlagen in Papierform und digital an die neue Verwaltung herauszugeben und bis zum 31.01.2027 auf den Stichtag 31.12.2026 Rechnung zu legen, mit Belegen, Kontoständen sowie einer Aufstellung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats wird ermächtigt, diese Ansprüche geltend zu machen und nach fruchtlosem Fristablauf einen Rechtsanwalt mit der Durchsetzung zu beauftragen.
Dass der Beiratsvorsitzende die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter vertritt, steht in § 9b Abs. 2 WEG. Die Ermächtigungen in den Beschlüssen stellen klar, wozu er im Einzelnen befugt ist, und ersparen später die Diskussion mit Bank, Anwalt und Vorverwalter.
Ein Punkt gehört ausdrücklich nicht auf diese Tagesordnung: die Entlastung des ausscheidenden Verwalters. Mit der Entlastung verzichtet die Gemeinschaft auf Ansprüche, die bei sorgfältiger Prüfung erkennbar waren. Solange die Rechnungslegung nicht vorliegt und die neue Verwaltung die Buchhaltung nicht durchgesehen hat, gibt es nichts, was sich entlasten ließe.
Was bei großen Anlagen in die Übergabe gehört
In einem Haus mit zwölf Einheiten passt die Übergabe in vier Ordner. In Hochhaus- und Mehrhausanlagen der 1960er und 1970er Jahre, wie sie in der Frankfurter Nordweststadt, in Offenbach oder in Wiesbaden-Klarenthal stehen, hängen am Verwalterwechsel Verträge, Prüffristen und laufende Verfahren, die keine Unterbrechung vertragen. Die folgende Liste ist nach dem sortiert, was zuerst schiefgeht.
| Bereich | Was übergeben werden muss | Warum es eilt |
|---|---|---|
| Geld | Kontenübersicht, Verfügungsberechtigungen, Anlage der Erhaltungsrücklage, SEPA-Mandate für das Hausgeld, Liste der Hausgeldrückstände | Ohne Kontozugriff kann die neue Verwaltung im Januar weder einziehen noch zahlen |
| Laufende Verfahren | Hausgeldklagen, Mahnverfahren, Anfechtungsklagen gegen die Gemeinschaft, beauftragte Anwälte | Gerichtliche Fristen laufen über den Jahreswechsel weiter |
| Versicherung | Policen, offene Schäden mit Schadennummern, Korrespondenz mit dem Versicherer | Unbearbeitete Leitungswasserschäden werden mit jeder Woche teurer |
| Technik | Wartungsverträge und Prüfprotokolle für Aufzüge, Brandmeldeanlage, Rauchabzug, Tiefgaragenlüftung, Heizung, Trinkwasseruntersuchung | Prüffristen sind Betreiberpflichten der Gemeinschaft |
| Abrechnung | Vertrag mit dem Messdienstleister, Ablesetermin zum Stichtag, Verteilerschlüssel, Buchungsjournal, Belege, Abgrenzungen | Grundlage der Jahresabrechnung 2026 |
| Beschlüsse | Beschluss-Sammlung, Protokolle, Teilungserklärung mit Nachträgen, Liste der noch nicht umgesetzten Beschlüsse | Die neue Verwaltung ist ab dem ersten Tag für die Umsetzung zuständig |
| Bau | Laufende Sanierungen, Verträge, Abnahmeprotokolle, Gewährleistungsfristen, Fördermittelbescheide mit Nachweisfristen | Versäumte Mängelrügen und Verwendungsnachweise kosten die Gemeinschaft Geld |
| Personal und Dienstleister | Hausmeister, Reinigung, Winterdienst, bei eigenen Beschäftigten Lohnunterlagen | Der Winterdienst muss am 1. Januar funktionieren |
| Zugang | Schließplan, Sicherungskarte der Schließanlage, Schlüsselbestand, Zugangsdaten zu Portalen | Ohne Sicherungskarte lassen sich keine Schlüssel nachbestellen |
Zur Haftung beim Winterdienst über den Jahreswechsel steht mehr im Beitrag Winterdienst in der WEG. Wie der Wirtschaftsplan 2027 aussehen sollte, den die neue Verwaltung vorfindet oder selbst aufstellt, erklärt der Beitrag zum Wirtschaftsplan 2027.
Ein Hinweis aus der Praxis großer Übergaben: Vereinbaren Sie einen gemeinsamen Termin beider Verwaltungen mit dem Beirat im Objekt. Technikräume, Zählerstände und der Zustand der Anlagen lassen sich an einem Vormittag gemeinsam aufnehmen. Ein von allen unterschriebenes Protokoll beendet später jede Diskussion darüber, wer was wann wusste.
Woran Sie Angebote vergleichen können
Die Vergütung je Einheit ist die Zahl, die in der Versammlung jeder sieht, und sie sagt bei großen Anlagen am wenigsten aus. Aussagekräftiger sind sechs Fragen, die jeder Bewerber schriftlich beantworten sollte.
Wie sich Verwaltungen im Rhein-Main-Gebiet einordnen lassen, zeigt der Vergleich der Hausverwaltungen in Frankfurt. Den Ablauf eines Wechsels außerhalb des Jahresendes beschreibt der Ratgeber Hausverwaltung wechseln. Für den Fall, dass die bisherige Verwaltung gar nicht mehr handlungsfähig ist, gibt es den Leitfaden zur insolventen Hausverwaltung.
Wie wir Übernahmen angehen
In unserer WEG-Verwaltung betreuen mindestens zwei nach § 26a WEG zertifizierte Property Manager jedes Objekt, bei großen Anlagen mehr. Dazu kommt ein eigenes Technik-Team. Dessen Leiter Benjamin Böcker hat vor Verto als Bereichsleiter den technischen und kaufmännischen Betrieb der drei EZB-Hochhäuser in Frankfurt verantwortet und davor als Technischer Leiter die vier Hochhäuser der DZ BANK. Bei der Übernahme einer Anlage mit mehreren Aufzügen, Tiefgarage und Brandmeldetechnik liegt die technische Aufnahme bei seinem Team.
Die sechs Fragen aus dem vorigen Abschnitt beantworten wir in jedem Angebot schriftlich, auch die zur Jahresabrechnung des Vorjahres. Wenn Ihr Beirat bis zur Versammlung im Dezember ein vergleichbares Angebot braucht, schreiben Sie uns mit Einheitenzahl, Baujahr und dem Stand der letzten Abrechnung.
Fazit
Das Urteil V ZR 206/24 hat eine Frage beantwortet, über die sich alte und neue Verwaltungen jahrelang gestritten haben. Bei einem Wechsel zum 31.12. erstellt die neue Verwaltung die Abrechnung des abgelaufenen Jahres und alle noch offenen Vorjahre. Der ausgeschiedene Verwalter schuldet Herausgabe und Rechnungslegung und bleibt für Abrechnungen in der Pflicht, die schon in seiner Amtszeit fällig waren, soweit sein Vertrag das trägt.
Für Beiräte folgt daraus eine Reihenfolge für die nächsten Wochen. Zuerst Vertragslage und Abrechnungsstand klären und offene Abrechnungen mit Frist anmahnen. Dann Angebote einholen, in denen die Abrechnung 2026 ausdrücklich geregelt ist. Dann bis zum 19. November einladen und am 10. Dezember fünf Beschlüsse fassen. Die Entlastung des alten Verwalters bleibt von der Tagesordnung, bis seine Rechnungslegung geprüft ist.
